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Comment rédiger une trame d’entretien annuel ?
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Comment rédiger une trame d’entretien annuel ?

Comment rendre votre trame d'entretien annuel plus engageante ? Dans cet article, retrouvez plein de conseils pratiques pour améliorer votre trame d’entretien annuel.

Seuls 15% des salariés français jugent l’entretien annuel très utile, selon une étude Elevo de 2021. Et si vous repensiez votre trame d’entretien annuel pour rendre l’exercice plus engageant ? 

Quels points aborder lors d'un entretien annuel ? Comment terminer un entretien annuel ? C’est ce que nous allons voir dans cet article.


Impliquez vos managers dans la construction de vos entretiens annuels

“Seul on va plus vite, à deux on va plus loin”. Cette maxime, qui fait florès sur Linkedin, est d’autant plus vraie en matière d’actions RH et à fortiori dans le cadre de l’entretien annuel. Il ne peut y avoir de transformation majeure de l’expérience collaborateur sans le soutien préalable du terrain et notamment des managers. 


Spécialiste de la distribution agroalimentaire, Picard Surgelés (5000 collaborateurs dont 1200 managers) l’a bien compris. Ainsi, en amont de la campagne d’entretiens annuels, plusieurs groupes de travail, impliquant des managers, ont été mis en place. Le but était d’améliorer et de simplifier les supports d’entretien existants pour en faire des moments d'échanges constructifs, tournés vers le développement des collaborateurs.

Trame d’évaluation annuelle : misez sur le format court

Attention : trop de questions alourdissent l’évaluation !

Des formulaires de 6 à 7 pages sont bien trop longs pour engager efficacement les collaborateurs lors de l’entretien annuel, surtout si le rythme devait devenir pluri-annuel. 

Il faut donc trouver le bon équilibre entre : prendre le temps de préparer l’entretien annuel pour avoir du contenu de qualité tout en limitant le nombre de questions de manière à ne pas décourager les collaborateurs. 

Pour arriver à la taille optimale, ne posez que des questions utiles aux RH et aux managers. Chaque question doit répondre à un objectif précis (exemples : récolte des besoins en formation, en mobilité interne, niveau d'engagement des salariés...) et les réponses doivent être aisément exploitables. 


Structurez votre trame d’entretiens annuels en plusieurs volets thématiques

L’évaluation de la performance individuelle est un des objectifs majeurs de l’entretien individuel annuel. Toutefois, si l’évaluation de la performance - et donc l’atteinte voire le dépassement des objectifs - sont des données à prendre en compte lors d’un entretien annuel, ce ne sont pas les seuls ! 

Pour plus de clarté, nous vous conseillons, la subdivision de la trame de l’entretien individuel annuel en différents volets thématiques. Cette répartition par volets améliore la lisibilité de l’entretien annuel autant qu’elle enrichit la compréhension des attentes.

Et il y en a pour tous les goûts : 

  • Les compétences (soft skills et hard skills).
  • Les besoins en formation, que la solution soit une formation via un organisme certifié extérieur ou du coaching interne. L’un des secrets d’un bon entretien annuel est d’être perçu avant tout par le collaborateur comme un outil de développement.
  • La charge de travail.
  • L’épanouissement et le bien-être : Comme le relève Welcome To The Jungle dans une étude de 2020, la qualité de vie au travail (QVT) est devenue l’un des sujets phare de l’ère post-confinement. Ainsi, 38% des salariés se disent plus à l’aise en 2020 pour évoquer ce sujet lors de leur entretien annuel.  
  • Les valeurs : Les valeurs sont vitales pour les entreprises. Le fait que les salariés les incarnent, les transmettent et y adhèrent est très important pour développer la culture d’entreprise. S’assurer de la compatibilité des profils reste le meilleur moyen de renforcer l’engagement et d’endiguer le risque d’un turnover trop intense.
  • Les nouveaux objectifs pour l’année à venir. Un entretien annuel se clôture très souvent par la fixation des objectifs pour l’année à venir. Si vos managers ont du mal à les définir, n’hésitez pas à les former.


Mixez questions ouvertes et questions fermées

A l’écrit aussi il s’agit d’être au maximum interactif lors des entretiens annuels. Les collaborateurs veulent aussi avoir voix au chapitre dans la gestion de leur carrière, pouvoir exprimer ce qu’ils ont sur le cœur et ne pas se voir dicter des réponses pré-mâchées. 

C’est pour cela qu’il faut veiller à intégrer des questions ouvertes et des questions fermées dans la trame de l’entretien annuel.  

Les bénéfices des questions ouvertes dans un entretien annuel

Inclure des questions ouvertes dans la trame de l’entretien annuel permet au collaborateur d’exprimer librement son point de vue. Les questions ouvertes lui permettent également de préciser sa pensée et, ainsi, de faire émerger d’éventuelles problématiques passées jusqu’ici sous le radar RH.

Parmi les bénéfices des questions ouvertes, citons :

  • une plus grande valorisation du collaborateur ;
  • un entretien professionnel plus riche ;
  • un empowerment renforcé du collaborateur avec une personnalisation du format de sa réponse et du vocabulaire employé.

Attention : afin de ne pas virer dans des réponses hors sujet, il faut veiller à clarifier les éléments de réponse attendus dans les questions ouvertes. 

Les bénéfices des questions fermées dans un entretien annuel

Les questions fermées sont là pour confirmer ou infirmer une impression ou une tendance mais, aussi, pour simplifier l’harmonisation du traitement des données (People Analytics) à l’issue de l’entretien annuel. 

Elles sont du reste moins impliquantes et donc moins inhibantes que les questions ouvertes. 

Parmi les bénéfices des questions fermées, citons : 

  • une collecte des réponses facilitée ;
  • une expression du collaborateur plus aisée ;
  • des réponses plus sincères de la part des collaborateurs les plus frileux.


Vous l’aurez compris, l’un des secrets pour redorer le blason de l’entretien annuel auprès des collaborateurs consiste à revoir la trame du questionnaire en allant bien au-delà de la simple évaluation de la performance. L’idée est que l’exercice soit perçu comme un outil de développement.


"On s’appuie énormément sur les trames d’entretien d’Elevo, qui sont très appréciées et bien accueillies par nos collaborateurs et managers en raison de leur côté dynamique et nouveau.”
- Stéphanie Toffin-Clinquart, Directrice du développement RH, JCDecaux

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