Comment Picard Surgelés a-t-il modernisé la pratique de l’entretien annuel grâce à Elevo ?

Les campagnes de Picard sur Elevo

De nouveaux supports

Préalablement au lancement de la campagne d’entretiens, plusieurs groupes de travail impliquant des managers opérationnels ont été initiés afin d’améliorer et de simplifier les supports d’entretien existants pour en faire des moments d’échange constructifs, tournés vers le développement des collaborateurs. Cela a notamment abouti à la refonte du support d’entretien professionnel et à la mise en place de référentiels de compétences pour les différentes filières.

Huit compétences transverses ont été identifiées et pour chaque compétence, des niveaux ont été définis. Ceci a permis d’homogénéiser les pratiques d’évaluation, de les rendre plus équitables, et de clarifier les attentes au travers d’échanges plus clairs et structurés.

La conduite des entretiens et le repositionnement du rôle du manager chez Picard

Picard Surgelés a également redéfini le rôle de ses 1200 leaders autour de quatre attendus managériaux : donner du sens, développer, engager et responsabiliser, piloter. Début 2021, Le comité de Direction est ainsi impliqué comme l’ensemble des managers dans un vaste programme de développement destiné à partager ces nouveaux attendus, mixant présentiel et distanciel.

Dans le cadre de l’attendu “Développer”, les managers ont appris à mener des entretiens d’évaluation : comment bien préparer un entretien ? Comment être à l’écoute de ses collaborateurs ? Comment donner du feedback ? Comment fixer des objectifs ?

“On a travaillé sur un écosystème. On n’a pas seulement implémenté un outil.”
- Pierre-Jean Cariès, Responsable du développement RH, Picard Surgelés

Sur Elevo, deux campagnes d’entretiens (entretien annuel et entretien professionnel) ont été lancées pour chacune des 4 filières Picard :

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Les bénéfices d’Elevo pour Picard

Les bénéfices pour les collaborateurs et les managers

1°) Des entretiens partagés plus facilement

Avant d’adopter Elevo, les entretiens se faisaient sur format papier ou via des PDF éditables. Dans ce contexte, pas évident pour les collaborateurs de préparer et partager leur entretien, surtout en pleine période de crise sanitaire ! Grâce à Elevo, les collaborateurs partagent plus facilement leur préparation en amont, et ce même à distance. Et, par conséquent, les managers perdent moins de temps à relancer leurs N-1.

“Heureusement que l’on avait Elevo dans ce contexte sanitaire : cela a été un vrai plus lorsque les entretiens ne pouvaient se tenir en présentiel et qu’ils ont dû être réalisés en distanciel.”
- Pierre-Jean Cariès, Responsable du développement RH, Picard Surgelés

2°) Des collaborateurs en magasin qui adhèrent massivement 
à l’entretien annuel

L’un des facteurs clés de succès pour Picard Surgelés était d’avoir un outil simple d’utilisation pour que tous, y compris les moins aguerris aux outils digitaux puissent facilement prendre en main la solution. En raison de son ergonomie, Elevo a été rapidement adopté par l’ensemble des collaborateurs, même par les moins technophiles. Par exemple, le fait que l’entretien puisse être facilement déroulé par un cliquer-glisser sans avoir à effectuer des multiples clics pour passer à la rubrique suivante ou revenir à la partie précédente, favorise clairement l’expérience utilisateurs.

“Les équipes Magasin ont accueilli Elevo de façon très positive. Tous l’ont adopté très facilement, quelle que soit leur génération : cela démontre la simplicité de l’outil.”
- Pierre-Jean Cariès, Responsable du développement RH, Picard Surgelés

Par le passé, les entretiens n’étaient pas forcément préparés par les collaborateurs. Avec Elevo, le changement a été notable. Le fait que les collaborateurs évalués soient obligés de partager leur auto-évaluation avec leur manager les a incités à mieux préparer leur entretien et, par là même, à prendre plus de recul par rapport à leurs missions, l’atteinte de leurs objectifs ou encore leurs compétences à développer.

3°) Des échanges plus transparents et constructifs

Grâce à des items précis et à un partage obligatoire en amont des one-to-one, les échanges entre managers et collaborateurs sont beaucoup plus transparents et riches qu’auparavant. Les collaborateurs savent précisément comment ils vont être évalués et ce que l’on attend d’eux. Quant aux managers, ils identifient aujourd’hui avec précision :
- les points forts et axes de progrès de leurs collaborateurs ;
- les compétences à développer ;
- les prochaines étapes.

“Les collaborateurs ont joué le jeu et cela a donné lieu à des échanges transparents entre eux et leur manager. Et c’est l’objectif d’un entretien d’évaluation, c’est un moment privilégié entre les deux parties prenantes. Quand il est bien préparé, l’échange est efficace !”
- Pierre-Jean Cariès, Responsable du développement RH, Picard Surgelés

Les bénéfices pour l’équipe RH

1°) Des entretiens archivés : un gain de temps

Sur Elevo, les entretiens sont archivés et accessibles en permanence aux collaborateurs et aux managers. Une interface a été mise en place avec le SIRH de Picard Surgelés, alimenté automatiquement avec les dates d’entretien lorsque ceux-ci sont clôturés. Les équipes RH n’ont donc plus besoin de saisir ces informations manuellement dans le SIRH, ce qui leur permet de se concentrer sur des activités à plus forte valeur ajoutée.

“L’intérêt énorme, et que les managers ont bien compris, c’est que l’année prochaine ils retrouveront l’entretien annuel 2021 de leurs collaborateurs sur Elevo. Cela évitera de devoir chercher des entretiens dans des dossiers, de les scanner et de leur renvoyer par mail lorsque nécessaire : autant de tâches à faible valeur ajoutée pour nos équipes RH. Et cela fera évidemment gagner du temps aux managers.”
- Pierre-Jean Cariès, Responsable du développement RH, Picard Surgelés

2°) Des reportings plus faciles à faire : l’exemple de la mobilité interne

Avant la mise en place d’Elevo, impossible pour les équipes Picard d’exploiter pleinement les données issues des entretiens lorsque ceux-ci étaient réalisés via des PDF ou sur papier. Désormais, grâce à ce nouvel outil, les équipes RH peuvent désormais analyser la data et avoir une vision plus précise sur certains indicateurs RH, notamment en matière de mobilité interne.

“Nous allons envoyer aux Responsables Régionaux la liste des personnes mobiles dans leur zone géographique, information recueillie à partir des entretiens professionnels. C’est un plus pour eux car, avant, ils n’avaient pas ces éléments. Ils devaient lire les entretiens papier, passer des coups de fil, etc. Désormais, cette information leur sera accessible beaucoup plus facilement.”
- Pierre-Jean Cariès, Responsable du développement RH, Picard Surgelés

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Et après ?

“La prochaine étape pour nous, c’est de consolider les nouvelles pratiques d’évaluation déjà mises en place car des entretiens, bien préparés et menés, impactent positivement le développement des collaborateurs et la performance de l’entreprise. Et nous prévoyons également de déployer l’outil dans nos magasins en Belgique !”
- Pierre-Jean Cariès, Responsable du développement RH, Picard Surgelés