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Gestion de la formation : la récolte des demandes de formation
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Gestion de la formation : la récolte des demandes de formation

Quel est le bon process pour récolter des demandes de formation qualifiées ? Qui doit récolter les besoins en formation ? Et si c’était vos managers ?

Sommaire

Or, en tant que RH, permettre à ses collaborateurs de monter en compétences est vital. Une bonne montée en compétences permet d’accroître la performance des talents et de les fidéliser.

Mais comment répondre à l’insatisfaction des employés français ? Comment adopter une gestion de la formation plus efficace ? Comment recueillir des besoins en formation qualifiées ? C’est ce que nous allons voir dans cet article.

Quand récolter les demandes de vos salariés ?

Les souhaits de formation sont parfois recueillis de façon informelle (par mail, téléphone, via une plateforme collaborative...). Or, il est préférable d’avoir un moment cadré pour récolter les demandes de ses talents. Ce recueil prend tout son sens quand il s’inscrit dans un moment d’échange structuré, comme lors d'un entretien d'évaluation ou axé "projet professionnel".

En effet, récolter des demandes lors d’entretiens individuels permet d'aligner les besoins des collaborateurs sur ceux des équipes et de l'entreprise. Ce process assure une cohérence stratégique au sein de l'organisation, tout en répondant aux aspirations professionnelles des salariés.

La récolte des besoins en apprentissage peut s'effectuer lors de différents entretiens. Entrons dans les détails.

Les entretiens professionnels 

L’entretien professionnel, obligatoire tous les deux ans, reste le format le plus répandu en entreprise pour parler de développement. Plus précisément, il a deux objectifs : 

  1. Accompagner le salarié dans ses perspectives d'évolution professionnelle
  2. Identifier ses besoins pour l'aider à monter en compétences

Il y a également l’entretien professionnel tous les 6 ans (ou bilan à 6 ans), qui est un récapitulatif du parcours professionnel du salarié. Cet état des lieux permet de vérifier que l’employé a : 

  • bénéficié des entretiens professionnels prévus au cours des 6 dernières années
  • suivi une action de formation
  • acquis un des éléments de certification professionnelle
  • bénéficié d’une progression salariale ou professionnelle

Pour en savoir plus sur les entretiens professionnels, téléchargez notre guide sur l'entretien professionnel.

L’entretien annuel

L’entretien annuel est souvent le moment où managers et collaborateurs évoquent l’atteinte des objectifs et les projets accomplis. Or, chez Elevo, nous pensons qu’il est également important d’inclure dans la trame de cet entretien un volet "projet professionnel/formation" pour aider les salariés à monter en compétences. Rappelons que seulement 15% des salariés français jugent l’entretien annuel très utile. En parlant d’évolution professionnelle lors de vos entretiens annuels, vous donnerez plus de valeur ajoutée à cet exercice et, donc, vous le rendrez plus pertinent aux yeux de vos salariés.

Exemples de questions à inclure dans votre trame d'entretien annuel :

  • Est-ce que des sessions de formation en présentiel vous semblent appropriées dans le cadre de votre évolution professionnelle ?
  • Souhaiteriez-vous être coaché par quelqu’un en interne ? 
  • Quelles compétences prévoyez-vous d'améliorer pour avoir plus d'impact à l'avenir ?
  • Comment pouvons-nous vous aider à monter en expertise ?

L’entretien de développement 

Pour aller plus loin, nous vous suggérons, à l’instar du spécialiste du recrutement en ligne, JobTeaser, de segmenter votre entretien d’évaluation en deux entretiens différenciés : l’entretien de performance et l’entretien de développement. Dans ce cas de figure, les souhaits en formation sont formalisés et traités lors de l'entretien axé "évolution professionnelle".

Qui doit récolter les demandes de vos collaborateurs ?

Pourquoi le manager a-t-il un rôle clé dans la gestion de la formation ?

Dans la réception et le traitement des demandes de formations, le  manager apparaît comme le contributeur principal dans le bon développement des collaborateurs. En 2018, le cabinet Michael Page avait montré qu'aux yeux des collaborateurs, le manager était déjà celui qui inspire et motive les équipes (54%), qui les fait grandir (48%) et qui partage clairement la stratégie pour donner du sens (41%). A l’aune de la crise du COVID, il se dote d’un volet de coaching autant professionnel que personnel, l’idée étant de permettre au collaborateur d’être la meilleure version de lui-même.

D’ailleurs, en tant qu’Insider proche de ses collaborateurs, qui mieux que le manager pour aligner les besoins en apprentissage de ses N-1 sur ceux de son équipe ?

La vue micro et macro du manager

Grâce à des one-to-one réguliers, le manager est censé connaître l’étendue des capacités de ses N-1 et, en cela, il est le plus à même de juger de la pertinence d’un stage ou, le cas échéant, suggérer un programme mieux aligné avec le potentiel de ses collaborateurs. De plus, le manager dispose d’une vision plus globale sur l’entreprise et les opportunités offertes par celle-ci.

Ainsi, chez Elevo, nous pensons que c'est le manager qui est la personne la mieux placée pour récolter les besoins en formation et les remonter à son service RH. 

Comment récolter des demandes qualifiées ?

La difficulté de récolter des informations pertinentes

Rappelons-le, la plupart du temps les demandes de formation sont gérées de manière décousue ou informelle. Ce mode de collecte ne facilite pas le traitement des données et l’activation de mesures RH car il manque souvent des données essentielles comme :

  • Pourquoi la session est-elle importante pour le collaborateur ? 
  • S’agit-il d’une urgence ? 
  • A quelle période a-t-il prévu de suivre ladite session d'e-learning ? 
  • Quel est le planning et le programme de la session ?

Quel outil RH pour une meilleure gestion de la formation ?

De manière à rendre facilement et rapidement activable toute demande de formation, il est nécessaire de se doter d’un outil RH spécialisé dans le management de la performance et des talents, intégrant un module de gestion de la formation, comme Elevo.

En effet, malgré un usage au sein de la communauté RH, SIRH et tableurs Excel s’accordent mal avec le suivi de données collaborateurs (People Analytics) de qualité. De plus, un SIRH est surtout adapté aux besoins administratifs (gestion des absences, paie, notes de frais…).

gestion de la formation
Un SIRH traditionnel ou Elevo ? 

Le temps des managers est précieux et Elevo l’a bien compris !

Ainsi, le module de formation pensé par Elevo permet aux managers d’aller à l’essentiel et de ne pas s’encombrer de toute une flopée de questionnaires comme c’est le cas pour la plupart des SIRH traditionnels. Des questions sont même là pour les aiguiller : Quel est le but de cette montée en compétences ? Pourquoi cette session est-elle importante pour l’évolution de votre collaborateur ? 

récolte demandes de formation
Une fonctionnalité du module de formation d'Elevo

Quels sont les pièges à éviter ?

Gérer les demandes de formation ne s’improvisent pas. Sans compter qu’il serait dommage de confondre vitesse et précipitation. 

Ainsi, tout professionnel RH qui se respecte se doit d’éviter certaines fausses bonnes idées tenaces, comme :

  • Avoir recours à un catalogue de formations. Non exhaustif, le catalogue ne peut pas contenir toutes les formations. De plus, toute formation reste particulièrement incarnée, de sorte que tout départ ou remplacement du formateur peut nuire à la qualité des formations tout comme à l’expérience collaborateur. En outre, le catalogue ne met pas les professionnels de la gestion des ressources humaines à l’abri de demandes non qualifiées et/ou hors budget. 
  • Refuser d’investir dans des outils RH spécialisés, au profit d’un SIRH classique ou du tableur Excel. Une démarche qui donne à voir une expérience collaborateur d’un autre temps et une ergonomie peu engageante, ce qui compromet grandement son appropriation par le salarié lui-même (traduction : il risque bien de ne pas vouloir s’en servir). 

Vous l’aurez compris, toute bonne gestion de la formation en entreprise nécessite un process structuré doublé d'une Solution de management de la performance et des talents.

Votre guide de la formation pour les RH

Repensez votre gestion de la formation et boostez le développement de vos collaborateurs.

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