Comment aider vos collaborateurs à co-piloter leurs entretiens annuels ?

Décriés par les salariés et les managers, les entretiens annuels gagneraient à donner davantage la parole aux collaborateurs pour ainsi apparaître comme plus utiles et non comme une corvée administrative supplémentaire. En effet, seuls 15% des collaborateurs jugent leurs entretiens annuels très utiles, d’après une enquête Elevo d’avril 2021.

C’est que l’entretien annuel doit d’abord être pensé comme un outil de performance et de développement au service de la carrière des collaborateurs. Pour cela, pas de secret : le collaborateur doit prendre pleinement part à l’entretien d’évaluation annuelle. 

Qu'est-ce que l'entretien annuel ? Quels points aborder lors d'un entretien annuel ? C’est ce que nous allons voir dans cet article. 

Mettez en place un système d’auto-évaluation lors de vos campagnes d’entretiens annuels

L’auto-évaluation est un exercice complexe : mener une introspection sur sa productivité et évaluer son propre travail n’est évident pour personne. 

Pourtant, la mise en place d’un système d’auto-évaluation permet de gagner un temps précieux dans la gestion des entretiens annuels. 

Il s’agit ici pour le collaborateur d’améliorer la compréhension de ses forces et faiblesses et, par là même, de ses besoins. Ainsi, l’entretien annuel n’en est que mieux préparé. 

Les bénéfices de l’auto-évaluation dans le cadre de l’entretien annuel

Lors de l’entretien annuel, l’auto-évaluation professionnelle permet au collaborateur de sortir la tête du guidon et de prendre du recul par rapport à l’année écoulée, aux objectifs accomplis ou encore à ses points faibles.

Grâce à l’auto-évaluation, le collaborateur devient acteur de son évaluation annuelle. Autrement dit, l’auto-évaluation permet de mieux préparer l’entretien annuel. 

Dans le cadre de l’entretien annuel, l’auto-évaluation offre une occasion en or au collaborateur d’améliorer la reconnaissance de ses pairs en démontrant à l’entreprise sa valeur, et ce de manière concrète. En illustrant ses propos de faits et de réalisations concrètes, il sera en effet en mesure de brosser une image claire et sans filtre de sa contribution au sein de l’organisation.

"On accompagne également les collaborateurs à prendre des initiatives et à être acteurs de leur carrière professionnelle. Pour moi, il est impératif que le collaborateur soit tout autant responsable que le manager, c’est pourquoi on utilise l’auto-évaluation sur Elevo lors de nos campagnes d’entretiens annuels. On incite ainsi les collaborateurs à co-piloter leur entretien.”
- Laurie Lacoeuilhe, Responsable RH, GreenFlex

En outre, pris dans le flot continu de leurs responsabilités, les managers n’ont pas forcément beaucoup de temps à consacrer à l’appréciation du travail individuel, leur préférant, parfois, l’évaluation du travail d’équipe. En cela, en cas de carence dans le suivi individuel régulier, l’auto-évaluation lors d’un entretien annuel peut servir de piqûre de rappel auprès du manager, puisque le collaborateur y explicite ses accomplissements et les moyens qu’il a mis en œuvre.

La marche à suivre pour une auto-évaluation efficace lors d'une campagne d'entretiens annuels

Afin que l’auto-évaluation en vaille la peine quant à la meilleure compréhension du collaborateur de ses atouts et en matière de données exploitables pour l’entreprise (People Analytics), quelques règles s’imposent : 

1. L’usage des données collectées par le manager devra être précisé en amont de l’exercice. L’auto-évaluation aura-t-elle un rôle central dans l'évaluation annuelle ? S’appuiera-t-il dessus pour fonder sa décision concernant une éventuelle promotion ou bonus ? Les données seront-elles partagées avec quelqu’un d’autre?
2. La trame de l’auto-évaluation doit être découpée en catégories afin que l’exercice soit fluide et clair. 
3. Sensibiliser les collaborateurs à la nécessité de noter régulièrement par écrit leurs faits et réalisations tangibles, de manière à y puiser rapidement les sources nécessaires à l’exercice.
4. Inciter les collaborateurs à crédibiliser leur propos à travers des données chiffrées.
5. Diversifier les points de vue et enrichir la connaissance qu’a le collaborateur de lui-même à travers une campagne de feedback 360°, combinée à la campagne d’entretien annuels. Le collaborateur peut ainsi mettre en perspective et comparer son point de vue personnel avec celui de ses pairs (managers, N+2, N-1, freelances…). Il s’ensuit une réduction des écarts de perception et une photographie bien plus fidèle à la réalité, loin d’une vision fantasmée.

Impliquez vos collaborateurs dans la fixation de leurs objectifs annuels

Un bon entretien annuel est un entretien individuel qui se décompose en volets thématiques diversifiés (atteinte des objectifs, compétences, charge de travail, bien-être…). Abordons ici, l’ultime volet, celui relatif aux objectifs à définir pour la période à venir.

Il est important pour les collaborateurs de comprendre où ils vont. Cela évite qu’ils ne se dispersent inutilement durant la période et qu’ils concentrent leurs efforts sur l’atteinte de leurs objectifs. Visualiser la destination, leur permet également d’y puiser les forces nécessaires pour entretenir leur ténacité. 

Mais, pour que les objectifs présentés lors de l’entretien annuel soient tenables, encore faut-il qu’ils soient pleinement acceptés par le collaborateur lui-même. Autrement dit, lors de l’entretien annuel, laisser aux seuls managers le soin de fixer les objectifs des collaborateurs s’avère de mauvais conseils. N’ayant pas eu leur mot à dire, les collaborateurs auront tôt fait de se désolidariser de leur managers en cas d’objectifs irréalistes ou trop ambitieux. 

Ainsi, rien ne remplace une co-validation des objectifs avec le manager lors des entretiens annuels. Il a d'ailleurs, été prouvé, que l’engagement était renforcé dès lors que le collaborateur pouvait avoir voix au chapitre dans la définition de ses objectifs annuels. 

Voici comment procéder : 

Lors d'un one-to-one avec son N+1, en marge de l’entretien annuel, le collaborateur réfléchit à 3-4 grands objectifs. Puis, de son côté, le collaborateur rédige une série d’objectifs et de sous-objectifs. Ensuite, collaborateur et manager échangent ensemble pour vérifier la faisabilité des objectifs.

Une telle méthode permet :

• des échanges constructifs et stratégiques entre le manager et son N-1 ;
• de faire le point sur les objectifs business ;
• au N-1 de prendre du recul par rapport à ses missions à venir et de sortir la tête de l'opérationnel pour adopter une posture plus stratégique.

En adoptant cette méthode de définition d'objectifs agiles lors des entretiens annuels, le collaborateur est pleinement impliqué dans l'année à venir.

Vous l’aurez compris, réussir le pilotage d'une campagne d'entretiens annuels implique de ne pas être en pilotage automatique. Une bonne campagne d’entretiens annuels permet aux collaborateurs de devenir acteurs et d’être pleinement engagés dans l’exercice.