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Comment faire de vos entretiens individuels annuels des échanges constructifs ?
Comment faire de vos entretiens annuels de vrais moments d'échanges ? Qu'est-ce qu'un entretien annuel réussi ?
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Incontournable mais mal aimé des collaborateurs, l'entretien annuel donne d’ordinaire du fil à retordre aux professionnels RH et managers.
Ces derniers peinent à le rendre suffisamment attractif et doivent sensibiliser les collaborateurs à son utilité, en prenant en compte leurs retours et besoins sous peine de les décevoir. Ainsi, seuls 15 % des collaborateurs sondés estiment l’exercice utile d’après une étude Elevo d’avril 2021. Autant attendus que redoutés, les collaborateurs ont beau mettre du cœur à l’ouvrage dans la préparation de leurs entretiens annuels, ils n’en voient pas les bénéfices, les points évoqués étant trop souvent peu, voire pas suivis d’effet.
D’où la nécessité de revoir la pratique de l’entretien d évaluation pour en faire des tremplins vers une culture du feedback constructif où dialogue et développement personnel ne font qu’un.
L’entretien annuel est une évaluation du salarié en one-to-one mené par le manager et qui permet de dresser un bilan sur l’année écoulée (atteinte des objectifs, soft et hard skills, gestion de projet...). C’est alors l’occasion d’évaluer la performance du collaborateur, d’entrevoir des axes d’amélioration et de proposer un plan d’action pour mieux parvenir aux objectifs attendus pour les 12 prochains mois.
Est-ce que ce rendez-vous annuel est obligatoire ? Bien que juridiquement non obligatoire, il constitue un moment d’échange de qualité pour tout collaborateur. En revanche, il existe une obligation légale (loi du 4 mars 2014), pour les collaborateurs ayant plus de deux ans d’ancienneté : l’entretien professionnel.
Cet exercice a beau être un atout dans l’amélioration de l’expérience collaborateur, il reste pénalisé par un formalisme d’un autre âge.
S'il est peu apprécié des collaborateurs comme des managers, le taxant de “perte de temps” ou de mesure “inefficace”, c’est justement parce qu’il reste trop assimilé à une corvée administrative où l’enjeu serait de “cocher les cases”. En suivant cette logique, le dialogue en devient inexistant et c’est là tout le problème.
Plus de 3 collaborateurs sur 10 (31%) déclarent ne pas sentir en mesure de s’exprimer librement durant leurs rendez-vous annuels, d’après un sondage Welcome to the Jungle de 2020. La raison invoquée ? Un dispositif jugé encore trop vertical et peu participatif. Ainsi, 38% des collaborateurs aimeraient des temps d’échange plus réciproques et moins descendants à l’image de la culture du feedback.
« L’entretien annuel est très formel et gagnerait à devenir trimestriel ou semestriel, ce qui permettrait de capitaliser sur la relation construite avec les salariés. Sinon, ceux-ci risquent de se désengager et les conséquences financières pour l’entreprise peuvent être lourdes. »
- Etienne le Scaon et Thibault Vilon, co-fondateurs d’Elevo
C’est souvent lors des discussions annuelles que se décident les promotions et les augmentations. Or, c’est un fait, elles sont, bien souvent, malencontreusement jouées d’avance. Méthodes qui ont de quoi accentuer le sentiment d’impuissance, chez le salarié qui ne bénéficierait pas d'une promotion et ceci malgré la qualité de sa démonstration ou sa ténacité.
Une telle opacité n’est pas sans dommages collatéraux sur votre culture du dialogue et l’engagement en interne.
Le salarié resté sur la touche se sent trop découragé pour proposer des solutions tandis que l’heureux bénéficiaire, grisé par son succès, a vite fait de considérer la prise de recul de l’exercice comme inutile. Bref, l’ensemble du processus est alors biaisé et les informations récoltées sont alors soit tronquées soit trop génériques pour avancer. D’autant que la question de la rémunération peut très vite perturber la qualité et le déroulement de l’échange. Question d’autant plus “touchy” que de nombreuses entreprises ont été contraintes avec la crise de geler toute augmentation salariale.
Cependant, si le salaire contribue le plus au bien-être au travail selon l’observatoire de WTTJ, il n’est pas l’alpha et l’omega des attentes des collaborateurs, d’autres propositions peuvent être avancées : étendue du périmètre d’intervention ou encore nouvelles missions plus valorisantes peuvent contribuer à réenchanter l’engagement en interne.
Chez Elevo, nous sommes convaincus qu’il vaut mieux segmenter enjeux opérationnels et financiers lors de deux échanges distincts afin de ne pas influer négativement dans le comportement des collaborateurs.
Ainsi, lors d’un premier échange, seront abordées performance sur la période écoulée et axe d’amélioration sur l’année à venir. Le salarié aura alors l’occasion de “défendre son dossier”. C’est seulement lors d’un second rendez-vous que sera abordée la question de la rémunération. Ici, le manager aura l’occasion de justifier sa décision de l’augmenter, de le promouvoir ou pas.
La crise a bousculé les attentes des collaborateurs.
D’ordinaire, l’entretien individuel se focalise sur la performance du salarié, un élément certes nécessaire mais incomplet au regard du contexte actuel. L’étude WTTJ 2020 constate un effet confinement-télétravail dans les nouvelles attentes des collaborateurs vis-à-vis de l’entreprise. Ils sont ainsi 31,1% à avoir des attentes plus fortes quant aux entretiens annuels par rapport aux précédentes années.
De facto, le volet QVT/aspiration professionnelle gagne à être développé. Ainsi, les collaborateurs réclament des discussions davantage orientées qualité de vie au travail (38%), envies professionnelles et projection individuelle dans l'organisation (41%). Surtout, 70% des salariés pensent que ces temps d’échange devraient être davantage suivis par des actions concrètes (exemplairement une formation). 40% des salariés américains affirment être prêts à mettre davantage d’énergie dans leur travail si leurs travaux étaient plus souvent reconnus.
Noëlla Gavier, Head of people chez Welcome to the Jungle, exhorte les managers à un entretien annuel davantage tourné vers une relation fondée sur l’entraide, le collaboratif et l’éveil des aptitudes professionnelles du salarié.
S’en remettre à un seul évaluateur c’est prendre le risque d’un jugement biaisé. Voilà pourquoi il est ingénieux de coupler l’entretien d’évaluation avec une campagne de feedback 360°, pleinement complémentaire.
Pour rappel, le 360° a le mérite de multiplier les points de vues en faisant appel à l’entourage professionnel étendu du collaborateur (N+2, N-1, mentor, collègue cadre…). De quoi le rassurer objectivement quant à sa contribution au succès de l’entreprise et légitimer ses perspectives d’évolution dans l’entreprise.
Ce processus permet au collaborateur d’avoir une vision panoramique et objective sur ses forces et axes d’amélioration. Les évaluateurs choisis par le collaborateur ont l’avantage de ne pas forcément appartenir au même service ni au même métier. Des retours qui viennent enrichir la compréhension que le collaborateur a de lui-même et de ses réalisations.
Le 360° est une formidable opportunité pour réduire les biais cognitifs qui peuvent induire en erreur tout manager face à un choix complexe (recrutement, mobilité, promotion, augmentation…). Impressions et préconceptions ont tôt fait d’écarter certains profils au profit d’autres pour de mauvaises raisons.
L’enjeu est d’autant plus prégnant que la démocratisation galopante des organisations hybrides (alternance de présentiel et de télétravail partiel) nécessite de démultiplier les moments d'échanges. Des discussions qu’il convient de cadrer et de structurer à travers une série de temps forts (entretiens professionnels, auto-évaluation annuelle, check-in…). C’est à ce prix que le sentiment d’appartenance résistera à la distance au sein des organisations hybrides.
Voilà pourquoi il convient de dépasser le seul schéma de l’entretien annuel au profit d’autres temps forts. C’est ce que prouve Proprioo, entreprise immobilière innovante, faisant le choix de combiner entretiens semestriels et évaluation 360°.
En combinant et en synchronisant les deux dispositifs, le manager disposera vraiment d’une vision 360° sur le travail de ses collaborateurs et donc, sous un angle macroscopique, d’une cartographie complète des compétences en interne (de quoi faciliter grandement la mobilité interne en particulier vers des métiers émergents).
“Le feedback régulier à travers Elevo rend les équipes plus performantes et permet de créer une culture d’échanges professionnels positifs !”
- Astrid d’Albiousse, Head of People, Proprioo
Vous l’aurez compris, les entretiens annuels gagnent à être bien plus qu’une corvée administrative : ils peuvent diffuser une véritable culture du feedback en interne. A condition que l’action se mêle à l’écoute. Il ne tient qu’à vous de transformer cet exercice aussi redouté en un outil décisif dans votre management des talents et de la performance. Enfin, vous qui nous suivez déjà depuis un sacré bail, savez que le feed-back c’est toute l’année et certainement pas qu’une fois l’an, vos collaborateurs réclament davantage d’empathie et d’ajustements RH en fonction de leurs besoins, les ignorer, c’est risquer de se les aliéner et in fine de les perdre.
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