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Comment transformer vos entretiens annuels en des moments d'échanges constructifs ?
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Comment transformer vos entretiens annuels en des moments d'échanges constructifs ?

Comment faire de vos entretiens annuels de vrais moments d'échanges ? Qu'est-ce qu'un entretien annuel réussi ?

Incontournables mais mal aimés des collaborateurs, les entretiens annuels donnent d’ordinaire du fil à retordre aux professionnels RH et managers. 

Ces derniers peinent à le rendre suffisamment attractif et doivent sensibiliser les collaborateurs à son utilité, en prenant en compte leurs feedbacks et besoins sous peine de les décevoir. Ainsi, seuls 15 % des collaborateurs sondés estiment l’exercice utile d’après une étude Elevo d’avril 2021. Autant attendus que redoutés, les collaborateurs ont beau mettre du cœur à l’ouvrage dans la préparation de leurs entretiens annuels, ils n’en voient pas les bénéfices, les points évoqués étant trop souvent peu, voire pas suivis d’effet. 

D’où la nécessité de revoir la pratique de l’entretien annuel pour en faire des tremplins vers une culture du feedback constructif où dialogue et développement personnel ne font qu’un.  


Qu'est-ce que l'entretien annuel ?

Définition de l'entretien annuel

L’entretien annuel est un entretien d’évaluation en one-to-one mené par le manager et qui permet de dresser un bilan sur l’année écoulée (atteinte des objectifs, soft et hard skills, gestion de projet...). C’est alors l’occasion d’évaluer la performance du collaborateur, d’entrevoir des axes d’amélioration et de proposer un plan d’action pour mieux parvenir aux résultats attendus pour les 12 prochains mois. 

Est-ce que l'entretien annuel est obligatoire ? Bien que juridiquement non obligatoire, il constitue un moment d’échange de qualité pour tout collaborateur. En revanche, il existe une obligation légale (loi du 4 mars 2014), pour les collaborateurs ayant plus de deux ans d’ancienneté : l’entretien professionnel

Un entretien annuel encore trop formel

L’entretien annuel d’évaluation a beau être un atout dans l’amélioration de l’expérience collaborateur, il reste pénalisé par un formalisme d’un autre âge. 

Si l’entretien annuel est peu apprécié des collaborateurs comme des managers, le taxant de “perte de temps” ou de mesure “inefficace”, c’est justement parce qu’il reste trop assimilé à une corvée administrative où l’enjeu serait de “cocher les cases”. En suivant cette logique, le dialogue en devient inexistant et c’est là tout le problème. 

Plus de 3 collaborateurs sur 10 (31%) déclarent ne pas sentir en mesure de s’exprimer librement durant leurs entretiens annuels, d’après un sondage Welcome To The Jungle (WTTJ) sur les attentes des salariés en matière d’entretien individuel mené en ligne entre le 27 octobre et le 9 novembre 2020. La raison invoquée ? Un dispositif jugé encore trop vertical et peu participatif. Ainsi, 38% des collaborateurs aimeraient des temps d’échange plus réciproques et moins descendants à l’image de la culture du feedback.

« L’entretien annuel est très formel et gagnerait à devenir trimestriel ou semestriel, ce qui permettrait de capitaliser sur la relation construite avec les salariés. Sinon, ceux-ci risquent de se désengager et les conséquences financières pour l’entreprise peuvent être lourdes. » 
- Etienne le Scaon et Thibault Vilon, co-fondateurs d’Elevo

Un formalisme qui heurte notamment les jeunes générations

Pétris d’instantanéité et d’horizontalité, les nouvelles générations - jeunes diplômés compris - veulent avoir voix au chapitre quant à l’évolution des processus RH et de l’expérience collaborateur. Ils sont ainsi très demandeurs de feedback. 

Ainsi, il ne veulent plus d’un management top-down qu’il soit autocratique ou consultatif, il veulent pouvoir prendre part aux grandes décisions qui influeront sur leurs conditions de travail et co-construire la culture d’entreprise. 

Les entreprises qui font du dialogue une priorité investissent dans une meilleure expérience collaborateur à travers la promotion de la transparence et de l’autonomie. Des qualités valorisées par les membres de la génération Z et Millennials, respectivement nés après 1995 et 1981. 63% d’entres eux préfèrent recevoir du feedback à point nommé tout au long de l'année. Ils disposaient également de la bonne mentalité pour encaisser des feedback négatifs, dans la mesure où 80% des répondants à cette même étude EY de 2018 ont affirmé partager la croyance que l’erreur permet d’apprendre.  

De même, qu’ils soient digital migrants (millennials) ou digital natives (génération Z) ils veulent œuvrer pour une entreprise en phase avec son époque. Et cela passe par l’innovation, qu’elle soit de rupture ou incrémentale. Ainsi, les nouvelles générations attendent bien plus qu'un simple entretien administratif, fait sur un austère tableur Excel : Il faut donc aller plus loin !


Séparer rémunération et évaluation

C’est souvent lors des entretiens annuels que se décident les promotions et les augmentations. Or, c’est un fait, elles sont, bien souvent, malencontreusement jouées d’avance. De quoi accentuer le sentiment d’impuissance, chez celui qui n’en bénéficierait pas et ceci malgré la qualité de sa démonstration ou sa ténacité. 

Une telle opacité n’est pas sans dommages collatéraux sur votre culture du feedback et l’engagement en interne. 

Le collaborateur resté sur la touche se sent trop découragé pour proposer un quelconque axe d’amélioration tandis que l’heureux bénéficiaire, grisé par son succès, a vite fait de considérer la prise de recul de l’exercice comme inutile. Bref, l’ensemble du processus est alors biaisé et les informations récoltées sont alors soit tronquées soit trop génériques pour avancer. D’autant que la question de la rémunération peut très vite perturber la qualité de l’échange. Question d’autant plus “touchy” que de nombreuses entreprises ont été contraintes avec la crise de geler toute augmentation salariale. 

Cependant, si le salaire contribue le plus au bien-être au travail selon l’observatoire de WTTJ, il n’est pas l’alpha et l’omega des attentes des collaborateurs, d’autres propositions peuvent être avancées : étendue du périmètre d’intervention ou encore nouvelles missions plus valorisantes peuvent contribuer à réenchanter l’engagement en interne. 

Chez Elevo, nous sommes convaincus qu’il vaut mieux segmenter enjeux opérationnels et financiers dans deux entretiens annuels distincts afin de ne pas influer négativement dans le comportement des collaborateurs. 

Ainsi, lors d’un premier entretien, seront abordées performance sur la période écoulée et axe d’amélioration sur l’année à venir. Le collaborateur aura alors l’occasion de “défendre son dossier”. C’est seulement lors d’un second entretien que sera abordée la question de la rémunération. Ici, le manager aura l’occasion de justifier sa décision de l’augmenter, de le promouvoir ou pas. 


Miser sur le développement de vos collaborateurs

La crise a bousculé les attentes des collaborateurs. 

D’ordinaire, l’entretien annuel se focalise sur la performance du collaborateur, un élément certes nécessaire mais incomplet au regard du contexte sanitaire actuel. L’étude WTTJ 2020 constate un effet confinement-télétravail dans les nouvelles attentes des collaborateurs vis-à-vis de l’entreprise. Ils sont ainsi 31,1% à avoir des attentes plus fortes quant aux entretiens annuels par rapport aux précédentes années.

De facto, le volet QVT/aspiration professionnelle gagne à être développé. Ainsi, les collaborateurs réclament des discussions davantage orientées qualité de vie au travail (38%), envies professionnelles et projection individuelle dans l'organisation (41%). Surtout, 70% des salariés pensent que ces temps d’échange devraient être davantage suivis par des actions concrètes. 40% des salariés américains affirment être prêts à mettre davantage d’énergie dans leur travail si leurs travaux étaient plus souvent reconnus

Noëlla Gavier, Head of people chez Welcome to the Jungle, exhorte les managers à un entretien annuel davantage tourné vers une relation fondée sur l’entraide, le collaboratif et l’éveil du potentiel. 


Combiner entretien d'évaluation et Feedback 360°

S’en remettre à un seul évaluateur c’est prendre le risque d’un jugement biaisé. Voilà pourquoi il est ingénieux de coupler l’entretien d’évaluation avec une campagne de feedback 360°, pleinement complémentaire. 

Une vue 360° sur le travail des collaborateurs

Pour rappel, le feedback 360° (ou feedback entre pairs) a le mérite de multiplier les points de vues en faisant appel à l’entourage professionnel étendu du collaborateur (N+2, N-1, mentor…). De quoi le rassurer objectivement quant à sa contribution au succès de l’entreprise et légitimer ses perspectives d’évolution dans l’entreprise. 

Développement d'une culture du feedback

Le feedback 360° permet au collaborateur d’avoir une vision panoramique et objective sur ses forces et axes d’amélioration. Les évaluateurs choisis par le collaborateur ont l’avantage de ne pas forcément appartenir au même service ni au même métier. Des feedbacks qui viennent enrichir la compréhension que le collaborateur a de lui-même et de ses réalisations

Le feedback 360° permet de réduire les biais cognitifs qui peuvent induire en erreur tout manager face à un choix complexe (recrutement, mobilité, promotion, augmentation…). Impressions et préconceptions ont tôt fait d’écarter certains profils au profit d’autres pour de mauvaises raisons. 

L’enjeu est d’autant plus prégnant que la démocratisation galopante des organisations hybrides (alternance de présentiel et de télétravail partiel) nécessite de démultiplier les moments d'échanges. Des discussions qu’il convient de cadrer et de structurer à travers une série de temps forts (entretiens professionnels, annuels, check-in, feedback manager…). C’est à ce prix que le sentiment d’appartenance résistera à la distance au sein des organisations hybrides. 

Voilà pourquoi il convient de dépasser le seul schéma de l’entretien annuel au profit d’autres temps forts. C’est ce que prouve Proprioo, entreprise immobilière innovante, faisant le choix de combiner entretiens semestriels et feedback 360°.

En combinant et en synchronisant les deux dispositifs, le manager disposera vraiment d’une vision 360° sur le travail de ses collaborateurs et donc, sous un angle macroscopique, d’une cartographie complète des compétences en interne (de quoi faciliter grandement la mobilité interne en particulier vers des métiers émergents). 

“Le feedback régulier à travers Elevo rend les équipes plus performantes et permet de créer une culture d’échanges professionnels positifs !”
- Astrid d’Albiousse, Head of People, Proprioo


Vous l’aurez compris, les entretiens annuels gagnent à être bien plus qu’une corvée administrative : ils peuvent diffuser une véritable culture du feedback en interne. A condition que l’action se mêle à l’écoute. Il ne tient qu’à vous de transformer cet exercice aussi redouté en un outil décisif dans votre management des talents et de la performance. Enfin, vous qui nous suivez déjà depuis un sacré bail, savez que le feedback c’est toute l’année et certainement pas qu’une fois l’an, vos collaborateurs réclament davantage d’empathie et d’ajustements RH en fonction de leurs besoins, les ignorer, c’est risquer de se les aliéner et in fine de les perdre. 

Entretien annuel
Entretien annuel sur Elevo


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