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Pourquoi la gestion de la formation est-elle si complexe pour les RH ?
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Pourquoi la gestion de la formation est-elle si complexe pour les RH ?

La gestion de la formation est un vrai casse-tête pour de nombreux RH : besoins en formation récoltés de façon informelle, managers non impliqués, erreurs de saisie sur Excel...

Au-delà du seul contenu de la formation, la gestion de la formation s’avère cruciale dans la fidélisation des collaborateurs. 

Mais entre une récolte des besoins en formation pas nécessairement qualifiée, une primauté accordée au catalogue de formation comme à Excel, la gestion de la formation a tout lieu d’être chronophage et complexe pour les services RH. 

Heureusement, cette gestion de la formation complexifiée n’est pas une fatalité ! Explications et bonnes pratiques dans cet article.

Une récolte des besoins en formation complexe

La gestion de la formation constitue un enjeu à la fois stratégique, technologique et structurel, d’où l'intérêt de réussir sa mise en œuvre. 

Des besoins en formation récoltées de façon informelle

Toute bonne gestion de la formation commence par la récolte de besoins pertinents. 

Or, trop souvent les besoins en formation sont récoltés de manière informelle, que ce soit par mail, discussion de couloir ou encore sur des messageries collaboratives de type Slack ou Teams. 

Cette absence de cadre bien défini a un impact négatif sur le traitement des besoins en formation. C’est ainsi que de nombreuses informations essentielles manquent à l’appel telles que le niveau d’urgence de la formation, la date de début de la formation ou encore l’approbation du manager.  

Or, si les collaborateurs ne peuvent pas suivre en temps réel leur demande de formation, le risque est grand d'accroître le phénomène dit de “scrap learning”. Cette notion fait référence à la quantité de contenu de formation délivré mais qui ne sera pas appliqué par le collaborateur au travail. Une étude CEB de 2014 estime que 45% des formations dispensées ne sont jamais mises en pratique. 

A l’inverse, nous sommes convaincus chez Elevo que la récolte des besoins a tout lieu de se dérouler lors des entretiens entre collaborateurs et managers.

Par exemple, l’entretien annuel, en permettant au manager de faire le point sur des projets accomplis ou encore des compétences à développer, s’annonce comme le moment idéal pour récolter des demandes plus qualitatives. 

Par ailleurs, ce changement de paradigme permet de repositionner les managers dans le processus de développement des collaborateurs. 

Des besoins en formation peu pertinents remontés directement par les collaborateurs

L’autre grande limite à une bonne gestion de la formation est liée au fait que, dans de nombreuses entreprises, c’est le collaborateur qui remonte directement ses besoins en formation. Les équipes RH doivent alors traiter des demandes hors budget ou déconnectées des véritables enjeux stratégiques de l’entreprise. 

Voilà pourquoi il est nécessaire d’ériger les managers tels des “filtres” à la formation, de manière à ce que les RH n’aient à traiter que des demandes préqualifiées. 

En effet, l’identification d’un besoin implique nécessairement une discussion préalable du manager avec son N-1, par exemple lors d’un entretien semestriel ou annuel.

Côtoyant les collaborateurs au quotidien, les managers, en principe, n’ignorent rien des aptitudes de leurs collaborateurs comme des compétences qu’ils leur restent à développer. Fort de cette proximité, ils sont ainsi plus à même que les RH de juger de l’évolution de leurs collaborateurs. 

Le recours aux catalogues de formation

Dans une volonté de gagner du temps, au travers des formations clés en main, nombre de RH s’en remettent au catalogue de formation. Or, l’outil s'avère trop rigide pour convenir au monde du travail actuel. 

En effet, avec la vitesse, toujours plus rapide, à laquelle une compétence devient obsolète, tenir à jour un catalogue de formation s’avère mission impossible. 

Non seulement, l’offre de formation risque de ne pas être représentative du marché mais en plus l’entreprise se trouve dans l’impossibilité de référencer, dans un même catalogue, l’ensemble des formations nécessaires à la montée en compétence de l’ensemble de ses collaborateurs. 

Sans compter qu’une session de formation via un organisme externe n’est pas nécessairement la solution la plus pertinente. En effet, dans certains cas, un coaching interne dispensé par un collaborateur pédagogue et aguerri sur le sujet pourra très bien faire l’affaire. 

Une gestion de la formation faite sur des outils non adaptés

L’enfer Excel 

Enfin, l’ultime obstacle à une gestion de la formation efficace concerne les outils à disposition des professionnels RH. 

Excel a beau encore régner en maître dans la saisie informatique, le tableur commence à présenter de grands signes de fatigue !

Excel s’avère non seulement peu adapté à la récolte et au traitement des besoins de formation, mais l’erreur de saisie, du fait d’une interface peu intuitive, est très vite arrivée.

Si bien que les données exploitées ont de grandes chances d’être erronées. Avouez qu’on a connu mieux pour proposer des formations adaptées aux besoins des collaborateurs et aux enjeux business de l’entreprise. 

La limite des SIRH 

Face à cette limite, on peut être tenté de brandir la solution SIRH. 

Or, ce monolithe qu’est le SIRH s’avère avant tout adapté aux tâches juridico-administratives (gestion de la paie, saisie administrative…) et certainement pas à la gestion de la formation.

De plus, ce type de solution génère une inflation d’informations sur une interface peu intuitif et donne une mauvaise image de la fonction RH

"Un SIRH ? Je trouvais cela ni fluide, ni ergonomique. Cela manquait de flexibilité et de possibilité de personnalisation. De plus, nous nous sommes rendus compte que cela donnait une mauvaise image de l’équipe RH."
- Justine Reure, Ex-chargée de développement RH chez Figaro Classifieds

La solution : les modules de gestion de la formation

A l’inverse, une bonne gestion de la formation passe par l’adoption d’un module adapté, proposé par une solution en management de la performance et des talents comme Elevo. 

Un module de gestion de la formation permet notamment aux services RH de : 

  • Suivre et centraliser facilement les demandes de formation des salariés. 
  • Donner accès aux managers à l’historique des formations de leurs collaborateurs pour qu’ils puissent les accompagner efficacement. 
  • Générer des reportings précis et documentés. 
  • Réaliser facilement des plans de formation.
“Elevo intervient absolument dans chaque étape de l’agenda RH. Naturellement, le recueil des besoins en formation et leur priorisation s’effectuent désormais directement dans la plateforme."
- Maud Bourdrez, HR Manager, JobTeaser

Loin d’être anecdotique, une bonne gestion de la formation s’inscrit dans l’objectif de développement des collaborateurs. Pour ce faire, il faut que les services RH disposent d'outils adaptés et qu'ils mettent en place de bon process RH.

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