Trame d’évaluation : quelles questions poser lors d’un entretien annuel ?

L’entretien annuel permet d’évaluer les compétences et les performances d’un salarié sur l’année qui vient de s’écouler. En tant que professionnel des ressources humaines, c’est à vous de préparer et de rédiger une trame cohérente et efficace afin de garder une ligne directrice tout au long de l’entretien. Quelles sont les questions à poser durant un entretien annuel ? Voici quelques conseils pour élaborer une bonne trame d’évaluation et, ainsi, réussir votre campagne d'entretiens.

Quel est le format idéal pour une trame d’entretien annuel ?

Le principe d’une trame d’évaluation

Aucune réglementation n’impose la manière dont un entretien annuel d’évaluation doit être mené. Chaque entreprise peut alors choisir ses propres méthodes pour évaluer ses salariés.

Une trame d’évaluation est un questionnaire qui permet de cadrer un entretien annuel afin de faire en sorte que celui-ci se déroule dans les meilleures conditions. Elle permet, en effet, au manager de ne pas s’éparpiller et de se perdre sur des thématiques inutiles. Le questionnaire doit être également élaboré en fonction du profil de l’entreprise et de ses objectifs stratégiques.

Privilégier les formats courts

Qu’y a-t-il de plus rebutant qu’une entrevue qui traîne dans la longueur et dont les questions sont rébarbatives ?

Les questionnaires de 7 ou 8 pages n’ont rien d’engageant et de motivant pour les collaborateurs. Pour qu’un entretien individuel reste agréable et productif, la trame doit être courte et rythmée, et l’échange doit durer entre 45 min et 1 heure maximum.

Pour que les réponses des collaborateurs soient facilement exploitables par le service des ressources humaines, il est primordial que les questions soient simples et limitées en nombre. La qualité d’une réponse dépend de la qualité de la question !

Une trame au format court avec un nombre de questions limitées, mais pertinentes, permet de garder le collaborateur plus attentif et plus impliqué durant toute la durée de l’entretien.

Quel type de questions poser à un collaborateur ?

Le but d’un entretien annuel est d’analyser les performances et les compétences professionnelles des collaborateurs. Mais il est également très important de créer un véritable échange avec chacun d’entre eux.

Les questions ouvertes

Les questions ouvertes permettent à un collaborateur d’exprimer librement son point de vue sur un sujet précis concernant son travail. Il peut ainsi développer sa façon de voir les choses. Elles servent à comprendre un collègue et à faciliter le dialogue. Le collaborateur se sent ainsi valorisé et plus investi.

Les questions ouvertes peuvent aussi faire ressortir des problématiques qui n’avaient, jusqu’à présent, jamais été relevées par le manager.

Exemple de questions ouvertes :
• Quelles difficultés avez-vous rencontrées ?
• Quelles ont été vos plus grandes réussites ?
• Quelles solutions proposez-vous pour améliorer vos performances ?

Ce type de question doit être bien étudié en amont afin d’éviter des réponses trop longues et hors sujets. Le but est de collecter des commentaires d'évaluation factuels.

Les questions fermées

Les questions fermées, quant à elles, permettent de collecter des réponses factuelles et précises. Le collaborateur doit répondre parmi une liste de réponses prédéfinies.

Les questions fermées ne doivent pas être posées les unes après les autres, car le collaborateur pourrait avoir la désagréable sensation de subir un interrogatoire. Il peut se sentir rapidement découragé.

Exemple de questions fermées :
• Comment évaluez-vous votre charge de travail sur une échelle de 1 à 5 ?
• Ressentez-vous le besoin d’effectuer une formation pour améliorer vos compétences ?
• Vous sentez-vous bien intégrer dans votre équipe ?

Pour qu’une trame d’évaluation soit efficace, elle doit contenir une alternance de questions ouvertes et fermées. Il revient au responsable RH de savoir les mesurer en fonction des données qu’il souhaite recueillir.

Comment structurer les questions d’une trame d’évaluation ?

Pour qu’un entretien puisse être productif, tant pour le salarié que pour le manager, son contenu doit être structuré. C’est-à-dire que le questionnaire doit être organisé en plusieurs sections thématiques. Il sera ainsi plus aisé pour le collaborateur de rester concentré, sans perdre le fil de l’entretien.

Chaque entreprise est libre de choisir les sujets à aborder lors d’un entretien d’évaluation. Toutefois, les thèmes que l’on retrouve le plus souvent sont :

• le bilan de l’année qui vient de s’écouler : ce thème est souvent utilisé pour amorcer un entretien. Il permet de dresser un bilan sur les performances du collaborateur (réussites, échecs, progrès, comparatif avec l’année précédente…).
• les compétences : cette partie permet d’identifier les savoir-faire et les faiblesses d’un salarié. Le manager peut faire un rapide feedback sur les performances réelles de son collaborateur.
• le salarié au sein de l’entreprise : cette rubrique permet d’échanger sur l’intégration d’un salarié au sein de l’entreprise. C’est-à-dire s’il a un esprit d’équipe, s’il se sent bien intégré par ses collègues, s’il participe aux réunions, aux évènements…
• les besoins en formation et/ou développement : ce sujet peut être abordé pour savoir si le collaborateur a besoin d’une éventuelle formation pour améliorer ses compétences et valider son projet professionnel.
• les nouveaux objectifs : ce thème permet souvent de clôturer un entretien annuel. Ici le manager doit fixer de nouveaux objectifs pour l’année à venir. Pour cela, il doit savoir si son collaborateur souhaite évoluer dans l’entreprise ou changer de poste par exemple.