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Manager, comment préparer les entretiens annuels ?
Managers, découvrez nos conseils pour préparer et mener à bien les entretiens annuels de vos collaborateurs.
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Un entretien annuel d’évaluation est une étape cruciale pour le bon développement d’une entreprise. Il est donc essentiel, en tant que manager, de consacrer du temps à sa préparation. Un entretien réussi permet de construire une relation constructive avec chaque collaborateur. Voici nos conseils pour le mettre en place.
Il faut savoir que les entretiens annuels d’évaluation ne sont pas imposés par le Code du travail. Cependant, ils peuvent le devenir si une convention ou un accord collectif l’exige, ou encore pour des salariés disposant d’un contrat forfait jours sur l’année. Ces entretiens peuvent aussi devenir obligatoires si le chef d’entreprise décide de les instaurer. Dans ce cas, les salariés ne peuvent en aucun cas s’y soustraire, excepté si l’employeur n’a pas respecté la procédure de mise en œuvre.
Un entretien annuel doit être planifié pour chacun des salariés de l’entreprise, sans exception. Le fait d’omettre ne serait-ce qu’un employé, est considéré comme de la discrimination salariale. C’est en effet majoritairement par le biais de cet échange qu’un employé peut obtenir un avantage professionnel, tel qu’une prime, une formation, une mobilité interne…
La mise en place d'une campagne d'entretiens annuels est encadrée par le Code du travail. L’article L.1222-3 prévoit que chaque collaborateur doit être « expressément informé » de l’organisation d’entretien d’évaluation au sein de son entreprise.
Pour que le salarié ne soit pas pris au dépourvu, il est d’usage de prévoir un délai de 10 à 15 jours entre le moment où le salarié prend connaissance de sa convocation et la date du rendez-vous. Cela lui permet de se préparer sereinement.
La convocation doit mentionner la date, l’heure, la durée et le lieu du rendez-vous, ainsi que ses enjeux et les différents points qui y seront abordés.
Pour éviter les mauvaises surprises, il est aussi conseillé d’envoyer les convocations en recommandé avec accusé de réception.
Pour pouvoir effectuer des entretiens d’évaluations dans les règles, un employeur doit obligatoirement obtenir, en amont, l’autorisation du Comité social et économique (CSE), en ouvrant une procédure d’information-consultation.
Cette démarche consiste alors à informer le CSE du déroulement et du contenu des entretiens afin de vérifier que le salarié ne subisse aucun préjudice.
À cet effet, le CSE contrôle plusieurs points :
Pour qu’un entretien individuel soit agréable et constructif, à la fois pour le collaborateur et le manager, ce dernier doit prendre le temps de bien le préparer. Pour cela, il doit se remémorer ou connaître (pour les nouveaux embauchés) le parcours au sein de la société et les motivations professionnelles de chaque salarié.
La première étape de la préparation consiste à relire attentivement les résultats des entretiens annuels des années précédentes, ainsi que les rapports d’activité, l’historique des indicateurs de performances et tout autre compte-rendu ou prise de note concernant un collaborateur.
Le manager doit savoir, par exemple, si les engagements ont bien été respectés, si les objectifs ont été atteints, si le collaborateur a déjà bénéficié d’une formation ou d'une mobilité interne…
Tous ces documents sont primordiaux, car ils serviront de base pour mener à bien l’échange.
Une fois que le manager a relu tous les différents documents concernant l’historique des collaborateurs, il passe ensuite à la deuxième étape de préparation : analyser les auto-évaluations, qui lui ont été remises en amont.
Les auto-évaluations sont également très importantes pour le manager, car elles vont permettre d’identifier les performances d’un collaborateur et les axes d’amélioration.
Elles lui permettent aussi de savoir comment le collaborateur se perçoit lui-même dans son travail. Par exemple, s’il se trouve plus performant dans une tâche ou un projet en particulier. Le manager peut alors comparer les perceptions du collaborateur et celles des performances réelles. Grâce aux auto-évaluations, le manager peut aussi déceler des problématiques qui n’avaient pas été observées auparavant.
Le manager peut ainsi faire une petite synthèse de l’année écoulée. Le fait d’avoir connaissance à l’avance de tous ces éléments permet de faciliter et de fluidifier le bon déroulement de l’entrevue.
Pour éviter de se perdre dans les sujets à aborder avec un collaborateur lors d’un entretien annuel d’évaluation, le manager doit impérativement élaborer, en amont, une trame de questions ou/et de thématiques à laquelle il va se référer au fil de la discussion.
Tout comme l'auto-évaluation, cette trame est un outil essentiel pour cadrer et mener à bien un entretien individuel. Elle permet de rester factuel et de ne pas s’éparpiller dans les thématiques inutiles.
En effet, même si le manager a déjà les auto-évaluations de ses collègues, la trame va l’aider à garder un fil conducteur entre les résultats des auto-évaluations et les sujets à aborder.
De manière générale, une trame peut s’axer sur trois thèmes principaux :
Parce qu’un entretien individuel peut être une source de stress pour un salarié, il est primordial que vous établissiez un climat propice au dialogue durant tout le déroulement de l’entrevue.
Il ne faut pas oublier que le but de ce rendez-vous est d’échanger avec chaque collaborateur de sa vie au travail, dans une ambiance rassurante et bienveillante.
Pour cela, vous ne devez pas monopoliser la parole, bien au contraire. Le salarié doit être acteur de l’entretien. C’est pour lui l’occasion de s’exprimer sur son ressenti global, sur son intégration au sein de l’équipe, sur sa charge de travail, sur ses propres motivations…
Pour obtenir un feedback constructif, le responsable se doit d’avoir une écoute active, de valoriser tous les points positifs et d’encourager ses collaborateurs. S’il y a des points négatifs à mentionner, il doit pouvoir apporter des conseils et des solutions objectives adaptées pour chaque situation. Le manager doit garder un discours positif afin d’aider son collaborateur à progresser au sein de l’entreprise.
Vous devez également anticiper les éventuelles demandes des salariés, telles que les formations, les mutations, les augmentations, les promotions, les aménagements d’horaires… Pour ce faire, vous devez vous entretenir préalablement avec votre responsable hiérarchique pour savoir ce qui est concrètement envisageable ou pas, et dans quelles conditions.
Établir un climat de confiance lors d’un entretien annuel d'évaluation et faire preuve d'empathie permet de rassurer les collaborateurs et d’optimiser les relations et les motivations professionnelles !
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