Matrices de compétences : comment les élaborer ?

Pour de nombreux professionnels RH, la construction d'une matrice de compétences est un véritable casse-tête ! Par où commencer ? Que doit contenir une matrice ? Quels sont les pièges à éviter ?
Pour vous aider, nous avons élaboré un plan constitué de trois grandes étapes. N’hésitez pas à l’adapter en fonction de vos enjeux et de votre calendrier RH.

Matrice de compétences : qu'est-ce ?

La matrice est un outil clé de la gestion des compétences. Présentée sous forme de tableau ou de grille, une matrice est cruciale pour trois raisons :

1°) Elle permet de cartographier les compétences des employés (savoir faire et savoir être).

2°) Elle est un support pour évaluer les niveaux de compétences des salariés, notamment lors de l'entretien annuel.

3°) Elle est un outil au service du développement des compétences.

Comment une matrice est-elle structurée ?

Une matrice de compétences est souvent structurée ainsi.

• Lignes : Chaque ligne du tableau représente une compétence distincte.

Les compétences peuvent être des hard skills, comme la comptabilité, le design de produit sur Figma ou la programmation en langage Ruby. Elles peuvent être aussi des soft skills, telles que le leadership, l'esprit d'équipe ou la créativité.

• Colonnes : Les colonnes de la matrice représentent les différents niveaux de maîtrise associés à chaque compétence.

Ces niveaux peuvent aller de junior à expert. Cela est variable d'une entreprise à une autre.

Concernant les matrices pour les managers, par exemple pour les équipes tech, on peut retrouver différents niveaux comme :

1. Team Lead,
2. Engineering Manager,
3. Head of Engineering.
4. CTO.

Les bénéfices d'une matrice côté salariés

1. Développement professionnel ciblé

Une matrice permet aux salariés de voir clairement quelles compétences ils possèdent et celles qui sont nécessaires pour progresser dans l'entreprise. Les collaborateurs peuvent ainsi élaborer un plan de développement personnel avec leur manager.

1°) Quelles sont les compétences requises pour accéder à un poste de manager ?

2°) Quels sont mes besoins de formation pour passer au niveau supérieur ?

3°) Quelles sont les compétences nécessaires pour passer du département CS au département Sales ?

4°) Quelles soft skills dois-je avoir pour prétendre à ce poste de Team Lead ?

2. Motivation par la transparence

Les salariés peuvent mieux comprendre ce que l'entreprise attend d'eux en termes de compétences. Cette transparence les aide à aligner leurs objectifs personnels avec les objectifs de leur entreprise, augmentant ainsi leur motivation.

3. Gestion de carrière

En identifiant les compétences essentielles pour les postes de niveau supérieur, les collaborateurs peuvent travailler à acquérir et à démontrer ces compétences. Ils se positionnent ainsi comme des candidats pour des mobilités internes. Un aspect non négligeable quand on connaît le coût des recrutements externes !

4. Meilleur accompagnement managérial

Une matrice est un outil précieux pour les managers. Ils les aident à perfectionner leur accompagnement :

1°) Quelles compétences mes collaborateurs doivent-il développer pour atteindre leurs objectifs ?

2°) Quelles compétences doivent-ils acquérir dans les six prochains mois ?

3°) Quelles compétences manque-t-il à mon équipe ?

4°) Quelles formations puis-je demander afin d'aider mes collaborateurs à monter en compétences ?

5°) Dois-je recruter en externe ou en interne pour combler un manque de compétences ?

Les bénéfices d'une matrice côté RH

1. Gestion stratégique des talents

La matrice de compétences offre une vision claire et détaillée des compétences disponibles au sein de l'entreprise. Elle permet ainsi aux RH d'identifier les forces et les lacunes des collaborateurs. Cette visibilité aide les RH à mettre en place des plans de formation ou de développement ciblés.

2. Support à la GPEC

La matrice aide à la gestion prévisionnelle des emplois et des compétences en fournissant les données nécessaires.

Cela permet d'anticiper les besoins en compétences futurs et de préparer la société aux changements du marché.

3. Gestion du recrutement améliorée

La matrice aide à identifier les compétences spécifiques qui manquent dans une société. Les professionnels RH sont ainsi en capacité de cibler leurs efforts de recrutement pour attirer les bons talents.

Avec une compréhension très fine des besoins en compétences, les processus de recrutement peuvent être accélérés. Cela évite des erreurs de casting et des coûts liés à de mauvais recrutements.

4. Création de plan de succession facilitée

Une matrice efficace aide également à identifier les employés ayant le potentiel pour assumer des rôles plus importants. Cela facilite la création de plans de succession, en particulier pour les postes clés.

Quelles sont les 3 étapes pour créer une matrice de compétences ?

1ère étape : Identifiez vos objectifs stratégiques

Il vous sera difficile de construire des matrices de compétences dans votre coin. Vous allez avoir besoin de l’aide et du soutien de votre direction et du corps managérial. Pour embarquer toutes ces parties prenantes, identifiez tout d’abord vos objectifs stratégiques.

Pour y parvenir, nous vous conseillons de répondre à ces questions :

• Que vont apporter ces outils RH aux collaborateurs, aux managers et à l’entreprise ?
• A quels besoins répondent-ils ?
• Pourquoi sont-ils nécessaires dans la mise en place d’un process d’évaluation des compétences ?
• Comment allez-vous mesurer le succès de l’utilisation de ces outils RH ?

Plus vos objectifs stratégiques seront clairement définis, plus votre communication gagnera en intelligibilité.

"En faire un outil RH pour les RH, c’est évidemment une erreur qu’il faut écarter tout de suite lors de la conception. Cela va influencer les parties prenantes, mais aussi la manière dont on va concevoir l'outil par rapport à un objectif donné. Il y a une idée préconçue, comme quoi le sujet de la compétence est un sujet RH mais c’est un sujet d’entreprise."
- Alban Romer, Chief Human Resources Officer chez GlobalExam, citation extraite du webinar “Evaluation des compétences : des experts vous partagent leurs méthodes”

2ème étape : Définissez une roadmap

Nous vous conseillons ensuite d’élaborer une roadmap. Chaque étape doit avoir un objectif et une deadline raisonnable.

Voici un exemple de roadmap que vous pouvez retravailler.

1°) Le service RH crée un template sur lequel tous les employés vont travailler. Objectif : cadrer le process.

2°) Pour chacune de leurs équipes les managers listent les postes. Si des fiches de poste existent déjà, ils peuvent s'appuyer dessus.

3°) Les managers définissent les attentes associées à chaque poste.
Si besoin, ils ajoutent des niveaux d’expertise. Les RH définissent les soft skills communes à tous les salariés.


4°) Les matrices sont challengées par un comité composé de managers, de membres de la direction et du service RH. Ex : Est-ce que les attentes sont clairement définies ?
Est-ce que les niveaux d’expertise font sens ?

5°) Les matrices sont partagées à l’ensemble des salariés et les RH communiquent sur ces outils : à quoi vont servir ces matrices ? Quels sont les bénéfices de ces outils RH pour les collaborateurs ?

3ème étape : Présentez votre projet et passez à l'action

Une fois vos objectifs et votre roadmap finalisés, vous pouvez organiser une réunion avec la direction et le top management de votre entreprise pour présenter votre projet.
Si vous avez eu le feu vert des différentes parties prenantes, il est temps de passer à l'action.

Mais attention aux 4 pièges inhérents à un tel projet :

1. Oublier de définir chaque compétence. Exemple : qu'entend-on par "intelligence émotionnel", par "créativité"...?
2. Créer une usine à gaz. Autrement dit, avoir des matrices composées de trop de compétences.
3. Faire des matrices de compétences
 des outils figés.
4. Ne pas lancer un sondage post projet pour faire évoluer son process.

"Une fois qu’on sort ces outils RH, il y a peut-être des éléments qui sont obsolètes car on a des réorganisations qui sont arrivées ou qui vont arriver. Il faut faire quelque chose d’ouvert. Le piège c’est d’avoir quelque chose de trop statique.”
- Jessica Djeziri, DRH et Co-fondatrice de Bloomays People, citation extraite du webinar “Evaluation des compétences : des experts vous partagent leurs méthodes”

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