Comment mettre en place un process d'évaluation des compétences ?

Comment mettre en place une évaluation des compétences efficace et équitable ? Comment évaluer des soft skills ? Quel système de notation adopter ? Et une fois en place, comment challenger régulièrement son process ?
Pour répondre à toutes ces questions, nous avons interviewé des professionnels RH de différents secteurs.

Le témoignage de Naomi Follet, Talent Development Manager chez Cheerz

Cheerz est une entreprise française spécialisée dans la vente en ligne d'impression de photos et de produits photos personnalisés. 
En janvier 2023, le service RH de Cheerz intègre pour la première fois une évaluation des compétences à ses campagnes d’entretiens annuels.

Les collaborateurs s’auto-évaluent et sont évalués par leur manager sur six compétences : trois hard skills et trois soft skills (communes à tous les salariés). Les compétences évaluées ont été extraites des matrices et déterminées par les managers, avec l’aide de Naomi Follet, Talent Development Manager chez Cheerz. 


La grille de notation est sur trois points : 


1. En dessous des attentes : vous ne répondez pas totalement aux attentes, autrement dit vous maîtrisez partiellement ou insuffisamment la compétence.
2. Au niveau des attentes : vous maîtrisez à 100% la compétence, et ce en toute circonstance. Vous êtes capable de transmettre la compétence.
3. Au-dessus des attentes : vous êtes reconnu comme référent sur cette compétence et vous êtes capable de l’exploiter au-delà des attentes.

"Cette grille de notation a été longuement réfléchie. On souhaitait laisser le moins de zones de flou possible. Le travail pour le manager n’est pas facile, mais il est obligé de statuer. Si le collaborateur n’est pas au niveau, il n’est pas au niveau. Et ce n'est pas un problème. Mais il est important de se le dire et de mettre en place les actions nécessaires pour accompagner le collaborateur dans le développement de cette compétence. Le manager peut d'ailleurs justifier son positionnement grâce à une zone de commentaire dédiée. D’autre part, un collaborateur peut être en dessous des attentes pour une compétence et, pour les autres, être au niveau. On ne voulait surtout pas être dans le jugement. L’idée, c’était de permettre aux collaborateurs de savoir où ils en étaient par rapport à ce que l’on attendait d’eux."
- Naomi Follet, Talent Development Manager, Cheerz

L’analyse des données récoltées a permis de mettre en avant certaines problématiques, comme la gestion des top talents. "Pour tous ceux qui étaient au-dessus du niveau des attentes, cela nous a questionnés. Est-ce que le poste est sous capé pour la personne ? Est-ce que la personne s’ennuie ? Cela nous a permis de mettre en lumière les actions que l’on pouvait prendre par la suite, comme accompagner la personne sur des compétences clés ou lui proposer plus", explique la RH.

Chez Cheerz, cette première évaluation des compétences a généré des réflexions : faut-il réserver un moment à part entière pour cet exercice, donc le décorréler des entretiens annuels ? Comment alléger ce process ?
Naomi Follet en parle ainsi : "L’une des questions que l’on se pose est : est-ce qu’on laisse l’évaluation des compétences au sein de la review de janvier ? La review est déjà conséquente pour les collaborateurs. Ils prennent du temps pour s’auto-évaluer. Certains y passent deux heures. Donc est-ce qu’on doit faire l’évaluation des compétences à un autre moment de l’année et seule ? Cela nous questionne. Mais le risque de séparer ces deux moments, c’est d’avoir pour certains collaborateurs une review moyenne car leur performance n’est pas à la hauteur alors qu’ils sont bons dans leurs compétences."

Comment bien évaluer des soft skills ? Les conseils de Sébastien Votte

Vous l’avez certainement expérimenté vous-même : évaluer des compétences techniques est toujours plus simple qu’évaluer des compétences comportementales car ces dernières sont plus abstraites. Par exemple, comment juger l’intelligence émotionnelle d’une personne ou encore son esprit critique ? Alors comment pouvez-vous assurer que vos salariés évalueront correctement leurs soft skills et celles de leurs N-1 ?

Sébastien Votte, Responsable de Projets et d'Accompagnement RH pour le groupe SOS, a accepté de nous partager ses conseils en la matière.

Pour Sébastien Votte, il s’agit tout d’abord “d’être vigilant aux compétences comportementales que l’on souhaite évaluer. Il faut leur apporter des définitions claires, avec des exemples associés, et s’assurer que ces définitions soient connues de tous.” Ce partage peut être réalisé lors de la phase de recrutement : “dès l’entretien recrutement, il faut transmettre au candidat une fiche de poste avec les compétences pour lesquelles il sera recruté”.

“Les compétences comportementales doivent refléter la culture et les valeurs de l'entreprise. Définir les bonnes compétences comportementales permettra de soutenir la mission et les objectifs de l'organisation”, précise Sébastien Votte.

Les 3 conseils de Raphaël Scherrer pour challenger votre process d’évaluation des compétences

Nous l’avons vu, un process d’évaluation des compétences n’est pas quelque chose de figé ! Nous vous conseillons de le challenger régulièrement, mais comment ? C’est justement cette question que nous avons posée à Raphaël Scherrer.

Raphaël Scherrer a quinze ans d’expérience professionnelle en recrutement et en accompagnement des collaborateurs, principalement dans le domaine de la banque, des assurances et des finances. Depuis septembre 2023, Raphaël Scherrer est consultant indépendant en Recrutement et Gestion de Carrières au sein de Heads Up.

Voici ses trois conseils pour vous permettre de challenger efficacement votre process d’évaluation des compétences :

1. Repartir de la base : "Il faut aller sur le terrain. Interrogez vos collaborateurs et managers, allez voir comment ils travaillent, en quoi consistent leurs missions. Testez avec eux vos solutions."
2. Créer un process évolutif : "Laissez la place à l’évolution, voire même à l’itération. Les grands projets, qui durent des années et qui épuisent tout le monde, jusqu’à en perdre le sens, ne sont plus d’actualité. Vous avez le droit de commencer petit, vous avez le devoir de vous améliorer et de prendre en compte le retour des collaborateurs."
3. Rechercher la finalité de l’évaluation des compétences : "Pourquoi faites-vous une évaluation des compétences ? Si elle ne sert à rien, posez-vous la question de l'existence même de votre process. Si elle doit servir à quelque chose, vous devez concevoir tout votre process avec cet objectif en tête. Donc il faut se focaliser sur pourquoi on le fait et à quoi ça va servir."

Bilan : les étapes clés pour intégrer une évaluation des compétences dans des entretiens annuels

1°) Audit de l'entretien annuel

- Pourquoi ajouter un volet “évaluation des compétences” dans votre entretien annuel ?
- Est-ce que cette évaluation va alourdir votre entretien annuel actuel ? Si oui, comment alléger votre trame ?

- Quelles compétences seront évaluées ?
- Quel sera votre système de notation ?

2°) Elaboration et lancement du process d’évaluation des compétences

- Communication interne sur le nouveau process : comment va se dérouler cette évaluation ?
- Quels seront les bénéfices pour les salariés et l’entreprise ?

- Formation des managers et des collaborateurs (via des supports écrits, des webinars...).

- Sélection d’un outil spécialisé dans l’évaluation des compétences.

- Lancement de la campagne d’entretiens annuels.

3°) Lancement d'actions

- Analyse des données récoltées et lancement d’actions adaptées (formations, mobilités internes...).

- Lancement d’un sondage post 1ère évaluation des compétences pour améliorer le process.

- Suivi de l’impact des actions RH mises en place.

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