Logiciel de gestion de formation : critères de sélection et bonnes pratiques
La gestion de la formation est devenue un pilier incontournable de la performance RH. Pourtant, elle reste souvent gérée via des fichiers Excel dispersés, des e-mails non centralisés ou des outils généralistes peu adaptés. Ce qui donne un manque de visibilité sur les priorités, une perte de temps dans les processus administratifs, une baisse de motivation à se former pour les collaborateurs et une difficulté à suivre les indicateurs clés de pilotage.
C’est là qu’intervient le logiciel de gestion de formation. Véritable outil digital, il permet de centraliser, automatiser et fiabiliser l’ensemble du cycle de la formation : de la demande terrain jusqu’au suivi budgétaire, en passant par le catalogue de formation, les convocations ou les évaluations.
Dans cet article, nous vous proposons une méthode claire pour :
• Comprendre les fonctionnalités essentielles d’un logiciel de formation
• Identifier les critères de sélection les plus pertinents selon votre contexte RH
• Adopter les bonnes pratiques pour maximiser la valeur de votre outil sur le long terme
Un enjeu clé pour passer d’une logique administrative à une stratégie de formation pilotée par la donnée, centrée sur les compétences et orientée impact.
Qu’est-ce qu’un logiciel de gestion de formation ?
Un logiciel de gestion de formation, aussi appelé TMS (Training Management System) est un outil digital conçu pour piloter efficacement l’ensemble du cycle de vie de la formation professionnelle au sein de l’entreprise. Il permet de centraliser toutes les données, de structurer les processus et d’automatiser les tâches administratives liées à la formation, depuis le recueil des besoins jusqu’au reporting final.
TMS vs LMS : deux outils complémentaires
Il est important de distinguer le TMS (Training Management System) du LMS (Learning Management System). Là où un LMS se concentre sur la diffusion des contenus pédagogiques (modules e-learning, parcours digitaux, quiz, etc.), un logiciel de gestion de formation a une vocation plus large et plus opérationnelle. Il vise à organiser, planifier, suivre et évaluer toutes les actions de formation, qu’elles soient en présentiel, à distance ou hybrides.
Les fonctionnalités clés d’un logiciel de formation
Un bon logiciel de formation propose des fonctionnalités robustes et adaptables, parmi lesquelles :
• Recueil et gestion des demandes de formation (via des entretiens si comme le TMS d’Elevo, il est relié aux produits de performances tels que les entretiens annuels ou les People Reviews)
• Élaboration du plan de formation : priorisation, validation, planification (Un bon logiciel est celui qui adapte son outil à la fois pour les RH, managers et collaborateurs. Avec Elevo, chacun des acteurs à une plateforme personnalisée à ses besoins.)
• Suivi budgétaire en temps réel : par enveloppes, entités, ou projets
• Organisation des sessions : inscriptions, convocations, logistique
• Gestion du catalogue de formation : peu importe que la formation soit interne ou externe, toutes doivent être répertoriées sur le même endroit avec classification par tag si besoin.
• Reporting personnalisé : indicateurs d’activité, taux de réalisation, évaluation de l’impact
Les bénéfices concrets pour les parties prenantes
L’adoption d’un logiciel de gestion de formation bénéficie à l’ensemble des acteurs RH et managériaux :
• Pour l’équipe RH : gain de temps considérable, meilleure traçabilité des actions, pilotage structuré et conforme aux obligations réglementaires.
• Pour les managers : vision claire des demandes et du suivi de leurs équipes, capacité à prioriser les formations selon les enjeux du terrain.
• Pour les collaborateurs : accès simplifié à un catalogue de formation pertinent, suivi individualisé des actions menées, meilleure lisibilité sur leur parcours de montée en compétences.
En centralisant les processus, un TMS contribue à transformer la formation en un véritable levier stratégique et non plus une simple charge administrative.
Les critères essentiels pour bien choisir son logiciel de formation
Choisir un logiciel de formation adapté est une décision stratégique. L’outil doit non seulement répondre aux exigences opérationnelles de l’équipe RH, mais aussi s’adapter à la structure et aux évolutions de l’entreprise. Voici les principaux critères à prendre en compte pour faire un choix éclairé.
Adaptabilité à la structure de l’entreprise
Le logiciel doit s’adapter à votre organisation, qu’elle soit centralisée, multi-entités ou internationale. Une entreprise présente dans plusieurs pays ou disposant de filiales juridiques distinctes aura besoin d’un outil capable de gérer plusieurs enveloppes budgétaires, devises, langues et calendriers de formation de manière cohérente.
Un bon logiciel doit aussi permettre une gestion différenciée par site, BU ou entité tout en consolidant les données pour un pilotage global.
Intégration fluide avec l’écosystème RH
Un logiciel de formation performant ne fonctionne pas en silo. Il doit pouvoir s’intégrer avec vos outils existants : SIRH, modules d’entretiens annuels, gestion des objectifs, ou encore matrice de compétences. Cette interconnexion permet une circulation fluide des données et une meilleure cohérence dans le pilotage des parcours de développement des collaborateurs.
Exemple : lorsqu’un besoin de formation est exprimé lors d’un entretien, celui-ci doit automatiquement alimenter le plan de développement ou le catalogue des demandes à traiter. C’est ce que le TMS d’Elevo propose notamment à nos clients.
Expérience utilisateur simple et intuitive
L’ergonomie est un facteur de succès trop souvent sous-estimé. Un bon logiciel doit être pensé pour tous ses utilisateurs : RH, managers et collaborateurs.
• Les RH doivent pouvoir paramétrer facilement les sessions, suivre les budgets, organiser les reporting sans passer par des exports manuels complexes.
• Les managers doivent accéder rapidement aux demandes et historiques de formation de leurs équipes.
• Les collaborateurs doivent pouvoir consulter un catalogue de formation lisible, déposer des demandes, et suivre leurs parcours simplement.
Un outil peu intuitif peut rapidement devenir un frein à l’engagement dans la formation.
“Plutôt que d’avoir plusieurs outils et d’aller sur différentes plateformes, tout est centralisé sur Elevo. Par exemple, si nous voulons voir le plan de formation ou avoir des informations sur nos collaborateurs, nous regardons sur Elevo. Je trouve cela très utile d’avoir toutes nos campagnes et données sur ce même outil. En plus, Elevo est intuitif contrairement à certains SIRH.” - Amandine Viglino, Global HR Business Partner chez Trace One
Fonctionnalités clés à évaluer
Voici les modules fonctionnels indispensables à comparer lors d’un benchmark :
• Gestion des demandes de formation : collecte, validation, historique, centralisation.
• Suivi budgétaire : dépenses par action, enveloppes par entité, gestion multi-devises.
• Catalogue de formation intégré et modulable : interne, externe, thématique ou par compétences.
• Reporting et tableaux de bord : taux de réalisation, participation, coût par collaborateur, ROI estimé.
• Sécurité des données et conformité RGPD : stockage sécurisé, gestion des accès, traçabilité des données.
• Évaluation : à chaud, à froid avec questionnaire.
"Pour nous, un TMS doit aller bien au-delà de la simple gestion administrative. Les responsables formation ont besoin d’un outil qui centralise, qui fluidifie et qui donne de la visibilité. C’est pourquoi nous avons conçu le TMS d’Elevo autour de trois piliers : la simplicité d’usage pour gagner du temps, la puissance de l’outil pour piloter avec des données fiables et sécurisées, et la flexibilité pour s’adapter à chaque organisation." - Charline Bestard, Head of Product d’Elevo
Capacité à évoluer avec vos besoins
La digitalisation RH avance rapidement. Le logiciel de formation que vous choisissez aujourd’hui doit pouvoir vous accompagner demain. Assurez-vous que l’éditeur propose des mises à jour régulières, des fonctionnalités évolutives, et un support technique réactif.
Un bon indicateur : la capacité de l’outil à intégrer de nouvelles méthodes pédagogiques, ou à prendre en charge des scénarios post-formation (évaluation à froid, feedback automatisé, etc.).
Bonnes pratiques pour tirer pleinement parti de son logiciel de gestion de formation
Investir dans un logiciel de formation ne garantit pas à lui seul un pilotage optimisé de la formation. Pour maximiser l’impact de l’outil et en faire un levier stratégique, il est essentiel d’adopter une approche structurée, collaborative et continue. Voici les pratiques recommandées pour en tirer le meilleur.
Impliquer les managers dès le recueil des besoins
Le rôle des managers est central dans l’identification des besoins en compétences. En les associant à la démarche en amont, lors des entretiens, le logiciel de gestion de formation devient un outil d’aide à la décision partagé, et non un simple canal administratif. Le logiciel doit permettre à chaque manager de :
• Visualiser les besoins déclarés par son équipe,
• Consulter l’historique des formations suivies,
• Valider ou recommander des formations.
Intégrer le logiciel dans le cycle RH global
Un logiciel de formation performant ne fonctionne pas isolément. Il doit s’articuler naturellement avec les autres étapes du cycle RH :
• Les entretiens individuels alimentent le plan de formation.
• Les objectifs de performance guident les choix de parcours.
• Les matrices de compétences orientent les recommandations personnalisées.
Cette intégration systémique permet de mieux aligner les besoins individuels et les priorités organisationnelles, tout en fluidifiant la gestion quotidienne.
Structurer un catalogue de formation clair et actualisé
Le catalogue de formation est la vitrine de votre politique de développement des compétences. Il doit être organisé avec des filtres pertinents, enrichi régulièrement pour refléter les enjeux actuels de l’entreprise et facilement consultable par tous les utilisateurs.
Un bon logiciel, comme celui d’Elevo offre des suggestions automatiques basées sur les compétences cibles grâce à l’intégration de l’IA, et des tags pour affiner les parcours proposés. Il devient ainsi un point d’entrée stratégique pour les collaborateurs comme pour les managers.
Automatiser les suivis pour gagner en réactivité
L’un des grands avantages d’un logiciel de gestion de formation est l’automatisation des tâches chronophages :
• Notifications d’inscription ou de convocation,
• Rappels avant formation,
• Envoi automatique des questionnaires d’évaluation à chaud,
• Relances pour les actions non finalisées.
Ce pilotage proactif libère du temps pour les RH et renforce l’expérience collaborateur.
Suivre les bons indicateurs
Le pilotage de la formation repose sur des KPIs clairs, que le logiciel doit rendre accessibles via des tableaux de bord dynamiques. Parmi les indicateurs à suivre :
• Taux de réalisation du plan de formation,
• Coût moyen par action ou par collaborateur,
• Taux de satisfaction des apprenants (à chaud et à froid),
• Délai de traitement des demandes.
Ces données permettent de piloter l’investissement formation avec précision et d’orienter les arbitrages stratégiques.
“La formation, c’est un investissement, sûrement pas une dépense. Nous devons être vus comme un service qui investit dans la compétence et qui contribue directement à la compétitivité de l’entreprise.” - Béatrice Quertain, Responsable du Département Formation chez SCC France.
Accompagner les utilisateurs dans la prise en main de l’outil
Enfin, pour que le logiciel de formation soit adopté durablement, il doit être compris et utilisé par tous ses acteurs. Un plan de communication interne et des sessions de formation (initiale ou continue) sont indispensables pour :
• Expliquer le fonctionnement de l’outil,
• Rappeler les responsabilités de chacun,
• Fluidifier les interactions entre RH, managers et collaborateurs.
Une bonne appropriation est la clé d’un pilotage fluide, d’une meilleure qualité des données, et d’une adhésion plus forte à la politique de développement des compétences.
Le logiciel de gestion de formation n’est plus un simple outil administratif : il devient indispensable. Un bon logiciel de formation doit permettre de structurer, automatiser et piloter efficacement la politique de formation, tout en restant connecté aux réalités du terrain. Il doit soutenir une démarche durable et alignée avec les priorités business, tout en facilitant le quotidien des équipes RH, des managers et des collaborateurs.
Le conseil clé à retenir ? Privilégier les outils qui réconcilient vision stratégique et simplicité opérationnelle. C’est exactement ce que propose le TMS d’Elevo : une plateforme intuitive, intégrée et pensée pour faire de la formation un moteur de performance et d’engagement.
