Comment construire un plan de formation ?
Dans un contexte professionnel en perpétuelle évolution : transformations technologiques, émergence de nouveaux métiers, montée des compétences comportementales (soft skills)... Les entreprises doivent plus que jamais anticiper et structurer la montée en compétences de leurs équipes. C’est dans ce cadre que le plan de formation s’impose comme un levier stratégique.
Bien plus qu’une simple liste de sessions pédagogiques, le plan de formation est un outil de pilotage RH essentiel. Il permet d’aligner les objectifs de montée en compétences avec la stratégie de l’entreprise, tout en répondant aux attentes des collaborateurs en matière de développement professionnel. Qu’il s’agisse de répondre à des besoins opérationnels immédiats, d’accompagner des transformations organisationnelles ou d’anticiper les compétences de demain, un plan de formation bien conçu garantit cohérence, efficacité et engagement.
Mais alors, comment construire un plan de formation prévisionnel réellement utile, structuré et durable ? Quelles sont les étapes incontournables pour le bâtir ? Comment l’optimiser avec les bons outils et contenus ?
Qu’est-ce qu’un plan de formation ?
Le plan de formation désigne l’ensemble des actions de formation mises en œuvre par l’entreprise pour développer les compétences de ses collaborateurs. Il formalise, sur une période donnée (souvent annuelle), les besoins identifiés, les objectifs poursuivis, les publics ciblés, les contenus de formation proposés, les modalités pédagogiques choisies, ainsi que les ressources mobilisées (budget, intervenants, outils…).
Depuis la réforme de la formation professionnelle, le plan de formation est désormais remplacé depuis le 1er janvier 2019 par une notion plus large : le plan de développement des compétences.
Cette évolution sémantique traduit un changement de posture : il ne s’agit plus seulement de former, mais bien de développer les compétences utiles à la performance de l’entreprise et à l’employabilité durable des salariés.
Un plan de formation bien structuré poursuit plusieurs objectifs :
• Aligner les actions de formation avec les orientations stratégiques de l’entreprise.
• Répondre aux obligations légales ou réglementaires en matière de formation (ex : sécurité, certifications).
• Accompagner l’évolution des métiers, des outils et des pratiques professionnelles.
• Favoriser la mobilité interne et la gestion des carrières.
• Soutenir la motivation et l’engagement des collaborateurs par l’apprentissage.
Sa mise en œuvre repose sur une collaboration étroite entre les RH, les managers et les collaborateurs, ainsi qu’un outillage adapté comme un Training Management System (TMS) tel que celui proposé par Elevo pour assurer un suivi optimal avant et après la formation.
Étapes clés pour construire un plan de formation efficace
Mettre en place un plan de formation pertinent et performant suppose une approche structurée, basée sur une connaissance fine des besoins de l’organisation et de ses collaborateurs. Voici les étapes essentielles pour construire un programme de formation cohérent, aligné avec la stratégie d’entreprise et les réalités opérationnelles.
1. Analyser les besoins en compétences
La première étape fondamentale consiste à identifier les écarts de compétences entre la situation actuelle et les objectifs futurs de l’entreprise. Cette analyse s’appuie sur plusieurs outils complémentaires :
• Entretiens individuels (annuels ou professionnels) : ils permettent de recueillir les aspirations, difficultés et besoins exprimés par les collaborateurs.
• Feedbacks réguliers des managers : ils offrent une vision terrain des lacunes à combler ou des évolutions à accompagner.
• Matrice de compétences : en cartographiant les compétences clés pour chaque poste, elle permet d’objectiver les écarts à combler.
• Veille stratégique : anticipation des évolutions métier, réglementaires ou technologiques à intégrer dans les priorités de développement.
Cette étape de diagnostic doit être itérative et dynamique pour garantir l’actualité et la pertinence du plan de formation sur le long terme.
2. Identifier les publics cibles
Une fois les besoins recensés, il est essentiel de déterminer à quels collaborateurs s’adressent les formations prévues. Selon les cas, le plan de formation peut concerner :
• L’ensemble des salariés (formations obligatoires ou stratégiques)
• Certains services ou équipes ciblées (ex. : équipe commerciale, support IT…)
• Des individus spécifiques en fonction de leur fonction, ancienneté ou parcours professionnel
Cette étape permet de prioriser les actions selon les enjeux RH, les objectifs business et les contraintes budgétaires.
3. Définir les objectifs pédagogiques et métiers
Chaque action de formation doit répondre à un objectif pédagogique clair, en lien direct avec un besoin opérationnel. Il peut s’agir de :
• Consolider un savoir-faire métier
• Acquérir une nouvelle compétence technique
• Développer des soft skills (communication, leadership…)
• Préparer une évolution de poste ou une mobilité interne
4. Élaborer le programme de formation
Cette étape consiste à concevoir le contenu de formation, choisir les modalités pédagogiques, et structurer les actions dans le temps. Il faut notamment définir :
• Les contenus de formation : thèmes, modules, séquences pédagogiques
• La durée des formations : sessions courtes, parcours longs, formats hybrides…
• Les modalités de formation : en présentiel, e-learning, blended learning, coaching, etc.
• Les formateurs ou organismes : internes ou externes, spécialisés selon les thématiques
Le plan de formation doit aussi prévoir un calendrier réaliste, une coordination avec les managers et une prise en compte des contraintes d’exploitation (pics d’activité, congés…).
Enfin, il est recommandé d’intégrer les formations dans un catalogue de formation clair, accessible aux collaborateurs et aligné avec la stratégie RH. Celui-ci constitue une base utile pour centraliser l’offre et piloter les inscriptions, surtout lorsqu’il est géré via un TMS comme celui d’Elevo.
Pourquoi réaliser un plan de formation prévisionnel ?
Bien plus qu’un simple calendrier d’actions, le plan de formation prévisionnel constitue un véritable levier de pilotage RH, en lien direct avec les enjeux de développement des compétences et les objectifs de performance. C’est un outil d’anticipation, qui évite les décisions de formation précipitées ou réactives, en instaurant une vision claire et partagée des priorités.
La valeur ajoutée du plan de formation prévisionnel repose sur sa capacité à articuler les besoins RH avec les enjeux business de l’organisation. Il permet ainsi de :
• Répondre aux exigences court terme (montée en compétence urgente, réponse à une évolution réglementaire, intégration de nouveaux outils…)
• Préparer les transformations long terme (digitalisation, évolution des métiers, développement international, etc.)
C’est un outil d’anticipation, qui évite les décisions de formation précipitées ou réactives, en instaurant une vision claire et partagée des priorités.
Les avantages d’un plan de formation prévisionnel
Piloter et suivre son plan de formation avec un outil adapté
Concevoir un plan de formation pertinent ne suffit pas : sa réussite repose aussi sur un pilotage rigoureux, un suivi en temps réel et une capacité d’ajustement permanent. À mesure que les entreprises renforcent leur stratégie RH, le besoin d’un système centralisé pour suivre les programmes de formation, gérer les budgets et analyser les résultats devient incontournable.
Suivi opérationnel
Une gestion efficace du plan de formation implique le suivi de plusieurs indicateurs :
• Sessions planifiées et réalisées : nombre de formations prévues vs effectivement dispensées, taux d’annulation ou de report.
• Suivi des participants : taux de participation, assiduité, retours de satisfaction, validation des acquis.
• Pilotage budgétaire : comparaison du budget prévisionnel et du budget consommé, répartition des dépenses par service, type de formation, ou par entité géographique.
Ces éléments permettent d’ajuster le plan en cours d’année, d’identifier les formations les plus performantes, d’optimiser les coûts et de garantir un retour sur investissement RH mesurable.
Le rôle clé des outils digitaux dans la gestion de la formation
Aujourd’hui, les outils digitaux jouent un rôle central dans la gestion du plan de formation. Ils permettent d’automatiser de nombreuses tâches (recueil des besoins, planification, convocations, évaluations), d’assurer la traçabilité des actions et de produire des reportings précis.
Les meilleurs outils de formation vont plus loin que le simple suivi administratif. Ils offrent une vue stratégique à 360° du développement des compétences dans l’entreprise, avec des fonctionnalités telles que :
• L’intégration aux entretiens et aux matrices de compétences
• La centralisation des documents et contenus pédagogiques
• Le suivi en temps réel du budget et des indicateurs de performance
• La collaboration entre RH, managers et collaborateurs dans un même environnement
Le TMS d’Elevo : une solution intuitive et stratégique
Parmi les solutions du marché, le Training Management System (TMS) d’Elevo se distingue par sa simplicité d’utilisation, sa puissance fonctionnelle et son intégration avec vos SIRHs.
Un pilotage fluide et centralisé
Elevo permet aux RH de gérer tout le cycle de vie du programme de formation : des demandes issues des entretiens, à la validation des plans de formation, en passant par l’inscription aux sessions, le suivi budgétaire et les feedbacks. Les décisions sont facilitées, et l’ensemble des données est mis à jour automatiquement.
Des tableaux de bord pensés pour tous les acteurs
Les managers accèdent à des vues dédiées leur permettant de suivre les demandes et les sessions de leurs équipes, tandis que les collaborateurs bénéficient d’une interface personnalisée leur donnant accès à leur historique de formation, le catalogue et leurs prochaines sessions.
Une intégration complète aux autres processus RH
Le TMS d’Elevo est relié aux modules d’entretiens, de développement des compétences et de suivi des objectifs. Cela garantit une cohérence stratégique dans les décisions de formation et aligne les investissements sur les enjeux de performance.
Un suivi budgétaire en temps réel, même en contexte international
Elevo permet de visualiser l’impact d’une session sur le budget global, de gérer plusieurs enveloppes budgétaires (par entité, pays ou service), et de consolider automatiquement les montants, y compris en devises multiples.
Une gestion documentaire intégrée
Tous les documents relatifs à la formation sont stockés au bon endroit, accessibles à la fois par les RH et les collaborateurs, ce qui simplifie le suivi et améliore la conformité.
Avec un outil comme le TMS d’Elevo, la gestion de la formation passe d’un exercice administratif chronophage à une démarche stratégique pilotée avec précision. En centralisant les données, en automatisant les flux et en alignant les actions sur les enjeux de compétences, Elevo permet aux RH de faire de leur plan de formation un levier de performance mesurable et durable.
5. En bonus : 2 bonnes pratiques pour réussir son plan de formation
Un plan de formation pertinent ne repose pas uniquement sur une bonne structuration initiale. Sa réussite dépend de la manière dont il est co-construit, déployé et ajusté en continu. Pour garantir un impact maximal sur le développement des compétences et la performance collective, certaines bonnes pratiques RH s’avèrent essentielles.
1. Co-construire avec les managers et les collaborateurs
La co-construction est l’un des leviers les plus puissants pour bâtir un plan de développement des compétences efficace et réaliste. En impliquant les managers et les collaborateurs dès les premières étapes : identification des besoins, priorisation, sélection des contenus, on favorise :
• Une meilleure adhésion au plan
• Une évaluation plus fine des compétences à développer
• Une cohérence entre les objectifs métiers et les parcours de formation proposés
Un exemple de plan de formation réussi commence toujours par une écoute active des attentes du terrain.
"La formation ne peut se faire sans un engagement fort des managers. Leur rôle est central à plusieurs niveaux. D’une part, ce sont eux qui portent les sujets de formation auprès de leurs équipes. D’autre part, ils sont les véritables sponsors de la montée en compétences. Leur implication est un pré-requis à l’impact réel des actions de formation sur le terrain." - Béatrice Quertain, Responsable du Département Formation chez SCC France.
2. Évaluer systématiquement les actions de formation
L’évaluation des formations est indispensable pour mesurer leur efficacité, améliorer en continu le programme de formation, et optimiser les investissements :
• Évaluation à chaud : juste après la session, pour recueillir les impressions sur le contenu, le formateur, la pédagogie
Avec le TMS d’Elevo, les administrateurs accèdent en temps réel aux retours des collaborateurs via l’évaluation à chaud. Ils peuvent ainsi identifier les formations les mieux évaluées et proposer à leurs collaborateurs un catalogue réellement efficace.
• Évaluation à froid : quelques semaines ou mois après, pour mesurer l’impact sur les compétences, les pratiques, les performances
Ce double regard permet aux RH de piloter un plan de formation plus précis et aligné sur les résultats attendus.
