Training Management System (TMS) : une solution tout-en-un pour gérer la formation
Qu’est-ce qu’un Training Management System (TMS) ?
Un Training Management System (TMS) est un logiciel de gestion de la formation conçu pour orchestrer l’ensemble des processus liés à la formation professionnelle dans l’entreprise. Contrairement à une simple base de données ou à un outil de diffusion de contenus, le TMS agit comme une tour de contrôle : il planifie, coordonne, suit, et mesure toutes les actions de formation, du recueil des besoins à l’évaluation post-formation.
Un outil centré sur les processus RH
Ce qui distingue un Training Management System, c’est sa capacité à couvrir tout le cycle de vie de la formation dans une logique RH :
• identification des besoins (via les entretiens ou les matrices de compétences),
• planification des sessions,
• gestion des inscriptions, convocations, absences,
• suivi budgétaire,
• archivage des documents,
• tableau de bord consolidé.
Qui utilise un TMS au quotidien ?
Le TMS apporte de la valeur à plusieurs profils dans l’entreprise :
• Les RH : pour structurer le plan de développement des compétences, suivre les obligations légales, prioriser les actions.
• Les managers : pour proposer, valider ou suivre les formations de leurs équipes.
• La direction : pour suivre les enveloppes budgétaires allouées à la formation.
• Les collaborateurs : pour consulter le catalogue de formation, faire des demandes, suivre leur parcours.
Les fonctionnalités clés d’un TMS
Un Training Management System (TMS) structure et automatise l’ensemble du processus de formation. Contrairement aux outils généralistes ou aux feuilles Excel dispersées, il offre une plateforme unique pour centraliser, planifier et piloter la formation avec efficacité. Voici les principales fonctionnalités que les professionnels RH peuvent attendre d’un outil de formation robuste comme le TMS d’Elevo.
1. Gestion du plan de développement des compétences
Le TMS permet de construire un plan de développement des compétences cohérent, aligné avec la stratégie de l’entreprise. Il centralise les besoins exprimés lors des entretiens, les priorités métiers et les obligations légales, pour aboutir à une planification structurée, suivie et révisable.
2. Suivi budgétaire
Un bon TMS intègre une gestion budgétaire détaillée, avec des ventilations par centre de coûts, entité ou catégorie de formation. Cela permet aux RH et aux directions financières de suivre en temps réel les montants engagés, restants ou consommés.
3. Gestion logistique : inscriptions, convocations, relances
Le TMS automatise toutes les tâches répétitives liées à l’organisation des formations pour libérer du temps aux RH pour se concentrer sur des missions à plus forte valeur.
Tâches automatisées :
• Envoi des invitations et convocations
• Suivi des inscriptions
• Rappels avant session
• Gestion des absences ou annulations
4. Centralisation du catalogue de formation
Le catalogue de formation est structuré dans le TMS et accessible à tous les acteurs concernés (RH, managers, collaborateurs). Il peut être thématisé par compétences, métiers, objectifs ou formats (présentiel, distanciel, e-learning…).
5. Connexions avec le SIRH et les outils RH
Un TMS efficace s’intègre aux autres produit RH existantes de la Talent Suite :
• Entretiens : pour faire émerger les besoins.
• Matrice de compétences : pour orienter les parcours.
• Objectifs individuels : pour aligner formation et performance.
Objectif : garantir une continuité entre les cycles RH et les actions de formation.
En centralisant le catalogue de formation, en automatisant les tâches chronophages et en offrant un pilotage stratégique de la formation, le TMS devient un véritable levier d’efficacité pour les RH. C’est un outil clé pour digitaliser les processus tout en personnalisant les parcours.
Pourquoi un TMS transforme la gestion RH de la formation
L’adoption d’un Training Management System (TMS) ne relève pas d’un simple choix technologique : c’est une décision stratégique pour moderniser, fluidifier et renforcer l’impact de la politique de formation. Ce logiciel de gestion de la formation transforme profondément le quotidien des RH et leur positionnement dans l’entreprise.
Gain de temps et réduction des tâches répétitives
Avec un TMS, les responsables formation peuvent dire adieu aux ressaisies, tableaux Excel dispersés, convocations manuelles et suivis par email. Grâce à l’automatisation des processus (inscriptions, relances, reporting…), une grande partie du temps administratif est libérée.
Visibilité et pilotage stratégique
Un TMS offre une vision d’ensemble claire sur tous les indicateurs clés : formations réalisées, taux de participation, budget consommé, suivi des obligations, etc. Cette visibilité permet :
• des arbitrages éclairés,
• un meilleur alignement avec les objectifs RH et business,
• un pilotage fin du plan de développement des compétences.
Le TMS devient ainsi un outil de formation au service de la stratégie d’entreprise.
Meilleure coordination entre RH, managers et collaborateurs
Un TMS fluidifie les échanges entre les différentes parties prenantes :
• Les managers peuvent consulter le catalogue de formation, recommander des parcours ou valider des demandes.
• Les RH gardent la main sur les priorités et les ressources.
• Les collaborateurs ont accès à des formations contextualisées, en lien avec leurs entretiens et objectifs.
On passe d’une gestion centralisée et descendante à une dynamique collaborative, réactive et personnalisée.
Amélioration de l’expérience collaborateur et conformité facilitée
Un TMS bien configuré améliore directement l’expérience formation :
• parcours visibles et activables en autonomie,
• suggestions personnalisées,
• historique et suivi individuel,
• interactions simplifiées avec les RH et les managers.
• archivage des documents
Le collaborateur devient acteur de son développement et perçoit concrètement l’investissement de l’entreprise dans ses compétences. De plus, en cas de contrôle ou d’audit, tous les éléments sont accessibles, horodatés et structurés.
Le TMS d’Elevo : un outil intégré, au service du développement des compétences et de la formation.
Dans un contexte où la formation doit être pilotée avec précision et agilité, le Training Management System (TMS) d’Elevo s’impose comme une solution complète, pensée pour les responsables de formation en quête de performance et de lisibilité. Plus qu’un simple logiciel de gestion de la formation, c’est un outil stratégique ancré dans les réalités métiers.
Une plateforme connectée aux cycles RH
Ce qui distingue le TMS d’Elevo, c’est sa capacité à s’intégrer naturellement au sein du cycle de vie des talents :
• Entretiens annuels et professionnels,
• People Review,
• Objectifs individuels et collectifs,
• Matrices de compétences.
Cette connexion permet de détecter les besoins de formation à la source et d’y répondre rapidement grâce à une activation fluide des bons contenus. La formation devient ainsi un prolongement naturel des parcours RH, et non un bloc à part.
Un catalogue de formation
Le TMS d’Elevo propose une gestion centralisée du catalogue de formation, structurée par métiers, niveaux ou enjeux stratégiques. Mieux encore, il permet :
• grâce à Elevo AI, une suggestion de formations adaptées aux besoins identifiés de chaque collaborateur en fonction de sa matrice de compétences.
• une expérience intuitive et lisible pour le collaborateur et le manager.
Un suivi budgétaire en temps réel
Piloter la formation, c’est aussi maîtriser les ressources. Elevo permet un suivi budgétaire multi-entités, clair et actualisé en continu. Cela facilite les arbitrages, renforce la transparence vis-à-vis de la direction, et soutient une vision stratégique des investissements formation.
Un pilotage collaboratif et data-driven
Grâce à ses tableaux de bord clairs, le TMS d’Elevo offre aux RH et aux managers une lecture partagée des actions de formation :
• plans d’action en cours,
• taux de complétion,
• évaluation à chaud et à froid,
• impact sur les compétences clés.
Cette gouvernance partagée renforce la responsabilisation de chaque acteur et aligne les efforts terrain avec la stratégie d’entreprise.
