Outil de gestion de la formation : pourquoi digitaliser la gestion de la formation ?
La gestion de la formation en entreprise a longtemps été considérée comme un volet logistique, rattaché aux obligations légales ou à quelques sessions ponctuelles de montée en compétences. Aujourd’hui, elle occupe une place centrale dans la stratégie RH, car elle conditionne directement la capacité d’une organisation à rester compétitive, à fidéliser ses talents et à anticiper les mutations de ses métiers.
Mais ce rôle stratégique se heurte à une réalité opérationnelle souvent complexe : outils éparpillés, suivis sous Excel, processus chronophages, manque de visibilité globale… Ce qui entraîne des pertes de temps, des risques d’erreurs, une difficulté à prioriser ou à piloter efficacement le budget et les actions.
Dans ce contexte, digitaliser la gestion de la formation devient bien plus qu’un confort : c’est une nécessité.
Pourquoi la gestion de la formation devient un enjeu critique pour les RH
La formation professionnelle ne peut plus être perçue comme une simple fonction support. Dans un contexte de transformation rapide des métiers, de tension sur le recrutement et d’obsolescence accélérée des compétences, la gestion de la formation s’impose comme un levier stratégique majeur pour les ressources humaines.
Les entreprises qui investissent dans le développement des compétences gagnent en agilité, en engagement collaborateur et en compétitivité. Former, c’est non seulement anticiper les mutations à venir, mais aussi valoriser les parcours internes, nourrir l’employabilité et renforcer l’attractivité employeur.
Une explosion des besoins à gérer
Avec l’essor de l’upskilling et du reskilling, les RH doivent répondre à une demande croissante et diversifiée de formations : techniques, comportementales, métiers, réglementaires… Cela représente des centaines de sessions à organiser, suivre et évaluer chaque année, parfois à l’échelle internationale. Le volume et la complexité des actions à gérer ont radicalement changé.
La réglementation impose un cadre strict à respecter (entretiens professionnels tous les 2 ans, formations obligatoires en santé et sécurité, actions certifiantes, etc.). Ne pas pouvoir tracer, justifier ou suivre ces obligations expose l’entreprise à des sanctions ou à un risque social accru.
Les limites d’une gestion manuelle ou fragmentée
De nombreuses équipes RH s’appuient encore sur des outils généralistes ou des méthodes artisanales pour gérer la formation. Si ces pratiques peuvent suffire dans une organisation de petite taille avec peu de sessions à piloter, elles révèlent très vite leurs limites dès que le volume augmente ou que la stratégie formation se complexifie.
Outils non adaptés : erreurs et manque de fiabilité
Le recours à des fichiers Excel ou à des modules SIRH non conçus spécifiquement pour la gestion de la formation engendre des ressaisies chronophages, des données dispersées et un risque élevé d’erreurs. Le moindre changement (annulation, report, mise à jour budgétaire) peut nécessiter plusieurs manipulations, sans garantie de cohérence.
Coordination limitée entre les parties prenantes
Managers, collaborateurs, RH : chacun intervient à différentes étapes du processus de formation. Mais sans outil partagé et centralisé, les échanges sont souvent éclatés. Cela complique la validation des besoins, ralentit les arbitrages et nuit à l’expérience collaborateur. Résultat : des demandes de formation non prises en compte, des sessions mal planifiées, et des opportunités manquées.
Perte de temps et faible réactivité
La gestion manuelle mobilise un temps considérable sur des tâches à faible valeur ajoutée : envoi de convocations, suivi des inscriptions, relances, reporting… Ce temps perdu empêche les RH de se concentrer sur leur cœur de mission : le conseil, l’analyse, l’alignement stratégique.
Difficile de mesurer l’efficacité des formations
Sans centralisation ni indicateurs fiables, il est compliqué d’avoir une vision claire : combien de formations ont été réalisées ? Quel budget a été engagé ? Quelles compétences ont été développées ? Quel ROI ? Le manque de données empêche toute analyse d’impact, et rend les ajustements difficiles, voire impossibles.
“Le TMS d’Elevo a été conçu à partir des retours concrets de nos clients. Il répond directement aux limites qu’ils rencontrent au quotidien dans la gestion de la formation, avec pour objectif de leur simplifier la vie tout en renforçant l’impact des actions de montée en compétences.” - Charline Bestard, Head of Product d’Elevo
Outil de gestion de la formation : qu’est-ce qu’un TMS et à quoi sert-il ?
Face à la complexité croissante des dispositifs de formation, les entreprises ont besoin d’un outil structurant, conçu spécifiquement pour piloter de bout en bout leurs actions. C’est précisément le rôle d’un TMS, ou Training Management System.
Un TMS, c’est quoi exactement ?
Un Training Management System est un outil de gestion de la formation centralisé, conçu pour orchestrer l’ensemble du cycle de vie d’une formation : de la collecte des besoins jusqu’à l’évaluation des actions réalisées. Contrairement aux SIRH généralistes ou aux LMS (Learning Management Systems), il se concentre sur l’organisation, le pilotage et l’optimisation opérationnelle de la formation, et non sur la diffusion des contenus pédagogiques.
Le TMS est ainsi au cœur du processus de formation, en assurant une coordination fluide entre les parties prenantes (RH, managers, collaborateurs), une meilleure traçabilité des actions et une gouvernance budgétaire rigoureuse.
Les fonctionnalités clés d’un TMS
Un bon TMS offre une large palette de fonctionnalités pour structurer efficacement la gestion de la formation :
• Planification des sessions : création du calendrier, catalogue de formation, affectation des collaborateurs.
• Collecte et validation des demandes de formation : formulaires intégrés, workflow de validation, priorisation.
• Suivi budgétaire en temps réel : estimation des coûts, gestion des enveloppes, ventilation par entité ou type de formation.
• Gestion administrative : génération automatique des convocations, relances.
• Tableaux de bord : taux de participation, budget consommé.
• Évaluation des formations : à chaud ou à froid, via des questionnaires intégrés.
Parmi les solutions du marché, le Training Management System (TMS) d’Elevo se distingue par sa puissance fonctionnelle, sa simplicité d’utilisation et son intégration avec vos SIRHs.
Depuis une interface intuitive, les collaborateurs peuvent formuler leurs demandes de formation en quelques clics, directement depuis le catalogue de formation. Les managers valident, les RH priorisent : tout le processus est centralisé, suivi et automatisé. Un gain de temps considérable sur les tâches administratives, pour se concentrer enfin sur l’essentiel.
Mais Elevo va plus loin. Son catalogue de formation enrichi par Elevo IA, propose des suggestions personnalisées de formations, en fonction de la matrice de compétences de chaque collaborateur. Un vrai levier d’engagement pour les collaborateurs, et un outil d’aide à la décision pour les managers et l’équipe RH.
Enfin, le TMS d’Elevo offre un pilotage budgétaire fin, adapté aux aux organisations complexes. Il couvre l’ensemble du cycle de formation, de la demande jusqu’à la date de sa session de formation. Grâce aux évaluations à chaud et à froid collectés, les RH identifient les formations les plus utiles et ajustent leur offre en continu. Un vrai moteur d’optimisation, au service d’une politique de formation réellement efficace.
“Notre TMS offre une gestion complète et simplifiée du plan de formation : du plan prévisionnel au plan validé en passant par le budget, tout est entièrement paramétrable et répond aux besoins de tout type d’organisation, d’une entreprise à une gestion centralisée à un groupe international.” - Louise Jacquot, Product Manager chez Elevo.
TMS vs LMS : une complémentarité, pas une concurrence
Il est essentiel de distinguer le TMS du LMS (Learning Management System). Là où le LMS est un outil de diffusion des contenus de formation (e-learning, quiz, modules interactifs), le TMS est un outil de pilotage stratégique et opérationnel.
• Le LMS est destiné aux apprenants : c’est la salle de classe digitale.
• Le TMS est destiné aux RH, managers et collaborateurs : c’est la tour de contrôle de la formation.
Ces deux outils sont complémentaires. Ils peuvent d’ailleurs être connectés entre eux pour garantir une expérience fluide.
Comment réussir sa transition vers un outil digital ?
Mettre en place un outil de gestion de la formation performant comme un TMS est une transformation à fort potentiel. Mais pour qu’elle tienne ses promesses, la phase de transition doit être bien orchestrée. Voici les leviers essentiels à activer.
Impliquer les bonnes parties prenantes dès le départ
La réussite d’un projet TMS repose d’abord sur l’adhésion collective. Il ne s’agit pas seulement d’un outil RH, mais d’un levier transversal :
• Les RH doivent être moteurs dans la définition des besoins fonctionnels.
• Les managers apportent la vision terrain et participent à la remontée des besoins.
• La direction donne l’impulsion stratégique et soutient le changement.
Associer ces acteurs dès la phase de cadrage permet de construire un outil utile, utilisé et aligné avec les enjeux de l’organisation.
Nettoyer et structurer les données existantes
Avant d’intégrer un Training Management System, il est crucial de :
• Fiabiliser les données RH existantes (noms, métiers, rattachements),
• Consolider les historiques de formation utiles,
• Définir des règles de catégorisation (types de formations, statuts, obligations…).
Un socle de données propre garantit une mise en route fluide.
Former les utilisateurs pour favoriser l’adoption
L’expérience montre que la réussite d’un TMS repose autant sur la technologie que sur l’appropriation par les utilisateurs :
• Pour les RH, comprendre toutes les fonctionnalités de pilotage (budget, sessions, tableaux de board).
• Pour les managers, savoir utiliser l’outil pour valider, suivre et recommander des formations.
• Pour les collaborateurs, accéder facilement au catalogue, faire une demande, suivre ses formations.
Des formats courts (webinars, tutos, guides pratiques) suffisent souvent à sécuriser cette adoption.
Un outil au service de l’impact, pas uniquement de la gestion
Digitaliser la gestion de la formation ne consiste pas simplement à remplacer Excel par une plateforme plus moderne. Il s’agit avant tout de donner aux RH les moyens de piloter la montée en compétences avec clarté, efficacité et agilité.
Un bon outil de gestion de la formation, comme un TMS intégré, ne se limite pas à automatiser les tâches administratives. Il structure les processus, aligne les actions avec les enjeux business, fluidifie les échanges entre RH, managers et collaborateurs et permet de mesurer réellement l’impact des formations engagées.
Autrement dit, le digital devient un levier au service de la performance humaine. Avec une solution comme le TMS d’Elevo, les responsables formation reprennent la main sur leur rôle clé : activer les bons parcours, au bon moment, pour les bonnes personnes.
