Formation interne ou externe : quelles modalités de formation choisir pour votre entreprise ?
Formation interne : ancrer l'apprentissage dans la réalité de l'entreprise
Former en interne, c’est capitaliser sur les ressources déjà présentes dans l’entreprise. Contrairement aux formations externes, ces modalités de formation utilisent exclusivement les compétences internes : des collaborateurs expérimentés, des formateurs internes dédiés ou encore des experts métier présents dans l’entreprise. La formation interne se déroule généralement dans les locaux de l’organisation et s’appuie sur les outils et ressources existants en interne.
Cette modalité présente une flexibilité particulièrement adaptée aux réalités opérationnelles et stratégiques de l’entreprise, permettant ainsi une réponse précise et rapide aux besoins spécifiques des collaborateurs.
Pourquoi miser sur la formation interne
La formation interne offre plusieurs avantages majeurs à votre entreprise, notamment en termes de coûts, d’efficacité opérationnelle et de valorisation des ressources humaines :
• Coûts maîtrisés : L’un des principaux atouts des modalités de formation interne réside dans leur coût souvent moins élevé par rapport aux formations externes. En exploitant les ressources et les expertises déjà disponibles dans votre entreprise, vous évitez ainsi de recourir à des formateurs externes ou à des déplacements coûteux.
• Valorisation des compétences internes : En mobilisant les collaborateurs pour dispenser des formations, l'entreprise reconnaît et valorise leurs compétences et leur expertise. Cette reconnaissance contribue directement à la motivation et à l’engagement des équipes, en renforçant le sentiment d’appartenance à l’organisation.
“Nous nous appuyons aussi sur un atout fort : une communauté de formateurs internes, experts métier, qui transmettent leur savoir à leurs pairs. Leurs formations, très contextualisées à notre réalité opérationnelle, sont plébiscitées et ressortent régulièrement comme les plus appréciées.” - Béatrice Quertain, Responsable du Département Formation chez SCC France.
• Forte adéquation avec les besoins opérationnels : Grâce à une connaissance approfondie du terrain, la formation interne peut être conçue et adaptée spécifiquement aux réalités opérationnelles de votre entreprise. Les contenus, les méthodes pédagogiques et les cas pratiques proposés répondent précisément aux enjeux quotidiens de vos collaborateurs, favorisant ainsi une mise en pratique immédiate et efficace des acquis.
Les limites à prendre en compte
Cependant, la formation interne présente également des limites qu'il convient d’évaluer soigneusement pour s’assurer de son efficacité et de sa pertinence :
• Charge organisationnelle importante : Organiser des formations en interne demande une logistique conséquente. Les responsables de formation doivent gérer la coordination des formateurs internes, l’organisation des sessions de formation et la disponibilité des locaux et des équipements. Cette charge administrative peut parfois s’avérer lourde et chronophage pour les équipes concernées.
• Risque de manque d'expertise extérieure : En s'appuyant exclusivement sur les compétences internes, l’entreprise peut limiter son ouverture sur les nouvelles pratiques et tendances extérieures. Cela peut conduire à une certaine stagnation ou à un manque de renouvellement des connaissances et méthodes enseignées.
• Nécessité de mobiliser les ressources internes : Enfin, faire appel à des collaborateurs pour animer les formations peut générer une tension sur leurs agendas et leur disponibilité opérationnelle. Il est donc essentiel de bien gérer cette mobilisation afin de ne pas perturber les activités principales de l’entreprise.
Formation externe : définition, avantages et limites
La formation externe désigne toutes les actions de formation réalisées par des organismes ou des experts extérieurs à l’entreprise. Ces formations sont dispensées par des prestataires spécialisés, des organismes agréés ou des consultants indépendants. Les collaborateurs accèdent à des contenus variés, proposés par des formateurs expérimentés extérieurs à l’organisation, apportant ainsi une dimension complémentaire aux ressources internes.
Ce que la formation externe apporte en plus
La formation externe permet à l’entreprise de bénéficier de l’intervention d’experts reconnus dans leurs domaines respectifs. Cela garantit une transmission de connaissances à la pointe des pratiques actuelles et favorise une montée en compétences de haut niveau pour vos collaborateurs.
En recourant à des organismes externes, vos collaborateurs sont exposés à de nouvelles approches, à des méthodes innovantes et à des expériences diversifiées. Cette ouverture stimule leur créativité et leur permet de sortir de leur cadre habituel de réflexion, enrichissant ainsi leur parcours professionnel. Cela contribue aussi à renouveler les savoir-faire internes et à maintenir l’entreprise à jour face aux évolutions du marché.
Limites potentielles de la formation externe
Le recours à des experts externes peut représenter un investissement conséquent. Organiser des formations externes implique généralement une coordination logistique plus complexe. L’entreprise doit gérer les inscriptions, les déplacements, les éventuelles absences prolongées des collaborateurs, et intégrer ces contraintes dans la planification opérationnelle.
Les coûts des sessions doivent être soigneusement évalués afin d’optimiser le budget formation.
Les formations dispensées par des prestataires externes peuvent parfois manquer de pertinence immédiate par rapport aux réalités opérationnelles de l’entreprise. Il est donc crucial de sélectionner soigneusement les programmes et de s’assurer de leur adaptation aux besoins précis des collaborateurs.
Comment choisir entre formation interne et externe : critères clés à considérer
Identification et analyse précise des besoins en compétences
Afin d’opter judicieusement entre les modalités de formation interne et de formation externe, les responsables de formation doivent prendre en compte plusieurs critères essentiels.
La première étape pour choisir entre une formation interne et une formation externe consiste à identifier clairement les besoins en compétences de vos collaborateurs. Il est crucial d’évaluer précisément quelles compétences doivent être développées ou renforcées, et à quel niveau d’expertise.
Les modalités de formation internes sont particulièrement adaptées pour répondre à des besoins opérationnels spécifiques ou renforcer des savoir-faire internes. À l’inverse, les formations externes conviennent mieux lorsque les compétences recherchées nécessitent une expertise avancée ou un regard neuf et extérieur à l’entreprise.
Évaluation du budget disponible et optimisation des coûts
Le critère financier est un facteur déterminant dans le choix des modalités de formation. La formation interne permet généralement une meilleure maîtrise des coûts grâce à l’exploitation des ressources existantes. Cependant, elle implique des coûts cachés liés à la mobilisation des ressources internes.
La formation externe, quant à elle, entraîne souvent des dépenses plus élevées, dues aux frais pédagogiques et logistiques. Il est donc essentiel de réaliser une analyse budgétaire rigoureuse pour déterminer quelle modalité offre le meilleur rapport coût-efficacité par rapport aux objectifs visés.
Disponibilité des ressources internes (formateurs, temps, locaux, etc.)
Le choix entre formation interne et formation externe dépend également des ressources internes disponibles. Disposer de formateurs compétents, de locaux adéquats, et du temps nécessaire à l’organisation et au suivi des sessions de formation est indispensable pour mener à bien une formation interne efficace.
Si ces ressources sont limitées ou fortement sollicitées, la formation externe peut offrir une alternative pratique et pertinente, permettant de soulager la charge interne tout en garantissant l’efficacité des formations.
Nécessité d’expertise spécifique ou généraliste
Le degré de spécialisation requis par les formations est un autre critère essentiel. Si les compétences nécessaires sont très spécifiques ou nécessitent une expertise rare, la formation externe sera généralement plus appropriée. Elle permettra aux collaborateurs d’accéder à des experts reconnus dans leur domaine.
À l'inverse, pour des compétences directement liées aux spécificités internes de l’entreprise, les modalités de formation internes seront souvent plus adaptées et efficaces.
Objectifs à court terme vs objectifs à long terme
Enfin, le choix des modalités de formation doit aussi prendre en compte les objectifs poursuivis par l’entreprise à court terme et à long terme. Pour répondre à des objectifs immédiats et opérationnels, la formation interne est souvent plus agile et rapide à mettre en place.
Pour des objectifs stratégiques à plus long terme, visant notamment l’innovation ou le développement de nouvelles pratiques professionnelles, la formation externe offre généralement une valeur ajoutée supérieure grâce à l’apport de connaissances extérieures actualisées.
Combiner formation interne et externe : une approche hybride efficace
Face à la complexité croissante des besoins en formation des entreprises, une approche hybride combinant la formation interne et la formation externe s’impose souvent comme la solution la plus pertinente. Cette combinaison permet de tirer pleinement parti des avantages complémentaires de chaque modalité.
En effet, la formation interne apporte une réponse rapide et adaptée aux spécificités opérationnelles et culturelles de l’entreprise, tout en valorisant les compétences internes. De son côté, la formation externe offre une ouverture sur des expertises pointues et des méthodes innovantes externes, permettant ainsi de stimuler l'innovation et l’amélioration continue des pratiques.
C’est dans cette optique que le TMS d’Elevo apporte une réelle valeur ajoutée. Grâce à son catalogue de formation, Elevo permet d’intégrer facilement des offres internes comme externes, en centralisant toutes les sessions disponibles au sein d’un même outil.
L’importation simplifiée des formations, qu'elles soient internes ou externes facilite la structuration de l’offre, tout en assurant une cohérence avec la stratégie compétences de l’entreprise.
Mieux encore, Elevo AI suggère automatiquement les formations les plus pertinentes pour chaque collaborateur, en s’appuyant sur sa matrice de compétences individuelle. Les managers et RH gagnent un temps précieux dans le ciblage des parcours, et les collaborateurs sont guidés vers des actions de formation alignées à la fois avec leurs besoins et les objectifs de l’entreprise.
Cette capacité à piloter une offre de formation hybride, intelligente et personnalisée renforce considérablement l’impact de chaque modalité de formation, tout en favorisant une culture d’apprentissage en continu au sein des équipes.
