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Stratégie RH
Comment piloter vos entretiens annuels à distance en 6 étapes ?
RH, comment réussir vos entretiens annuels à distance ? En 6 étapes et via de nombreux conseils, on vous explique tout dans cet article !
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Le télétravail s'est démocratisé dans de nombreuses entreprises. Mais à l'approche des campagnes d'entretiens annuels, une question se pose : comment mener une bonne campagne d'entretiens dans une organisation hybride ou en full remote ? Comment booster son taux de complétion ?
Cet article vous donne les clés pour parvenir à faire de l'entretien individuel annuel un moment de grande valeur, à la fois pour les salariés en télétravail et pour l’entreprise.
Un entretien individuel réussi doit être simple et efficace. Faites le point sur les équipements dont dispose votre entreprise afin de vous aider dans cette tâche. En effet, bénéficier d’un outil de gestion de la performance vous sera très utile de mener à bien vos entretiens digitaux de manière optimisée. Tableaux Excel, documents papiers, SIRH (Système d'Information de gestion des Ressources Humaines) et outils internes ne seront pas vos meilleurs alliés pour tirer parti des échanges virtuels.
Une plus grande clarté passe aussi par la définition d’objectifs clairs. En effet, il est absolument indispensable de savoir où l’on va et ce que l’on veut, en répondant à deux questions : qu’est-ce que l’employeur cherche à tirer de ces entretiens et qu’est-ce que l’on veut mesurer ? Le rôle de l’entretien professionnel est différent d’une entreprise à l’autre. Certaines l’axeront davantage sur le côté performance pure (objectifs, performance individuelle, promotion, etc.) quand d’autres appuieront plus sur le côté humain (ressenti du salarié, valeurs, développement des soft skills comme la bienveillance, l’empathie, etc.). Dans tous les cas, il est indispensable de conserver un climat de transparence pour lever les tabous et tuer les rancœurs ou autres difficultés.
Nous vous conseillons d’éviter les rendez-vous interminables et de privilégier une formule brève en dix questions maximums, pour 30 minutes de préparation et 1h30 d’entretien. Il faut dire adieu aux formulaires à rallonge, lourds et peu adaptés aux problématiques opérationnelles et au télétravail. Face à des collaborateurs sur sollicités, et sur-connectés, les RH doivent à tout prix simplifier les processus et les démarches administratives. L’enjeu est de réussir à créer de l’usage autour de pratiques positives. Cela commence donc par des one-to-one simples et efficaces qui pourront se complexifier au fur et à mesure de l'adoption par vos équipes.
L’entretien individuel n’est pas seulement utile pour les RH ! Pour les managers, c’est l'opportunité de mieux comprendre, connaître, et s’aligner avec les équipes. Mais la tâche n’est pas aisée pour eux : par manque d’organisation ou d’équipement, les managers passent en moyenne plus de 15h à la recherche d’informations. Cela rallonge considérablement le temps de préparation des entretiens annuels, ou rend impossible cette préparation. Pour pallier ce problème, les RH peuvent accompagner les managers dès le commencement du projet, en rendant l’information plus facilement accessible.
Quelles sont les différentes étapes de l'entretien individuel ? Quelle trame ? Quel timing pour les évaluations ? Quel type de feedback privilégier ? Ce sont autant de questions auxquelles RH et managers doivent répondre ensemble pour construire une solution qui conviendra à toute l’entreprise.
La review annuelle doit être le fruit d’une préparation de fond qui ne saurait être fragilisée par la distance. Face à la complexité de cette exigence, il est plus important que jamais pour les équipes de collaborer entre elles.
L’auto-évaluation professionnelle est une des étapes centrales du rendez-vous annuel. En s’auto-évaluant, le salarié prend le temps de réfléchir sur l’année écoulée, ses réussites et ses aspirations futures. Encourager cette pratique est donc la meilleure manière d’enrichir la discussion en donnant l’occasion aux parties prenantes de préparer en amont l'évaluation. Vous pouvez faire le choix d’utiliser un logiciel RH spécifique qui vous permettra de concevoir une grille d’évaluation ciblée et interactive.
L’auto-évaluation, de fait, individuelle, permet aussi de faire remonter les différences de point de vue entre collaborateurs et managers. Mettre en regard l’évaluation du manager et du collaborateur est une bonne façon de promouvoir la transparence.
À des fins d’éthique et d’efficacité, nous vous recommandons d’éviter autant que possible d’établir les rémunérations avant et pendant l’entretien.
Si les rémunérations sont décidées avant, le collaborateur risque de prendre la review avec légèreté. De plus, des éléments indépendants de la performance, détectés pendant l’entretien, sont susceptibles d’influer les décisions. Toute promotion n’est, par exemple, pas toujours souhaitée !
De même, il est peu pertinent d’évoquer le sujet de la rémunération pendant l’entretien sous peine d’amputer le dialogue. Certaines personnalités ne sont pas à l’aise avec la question et sont donc susceptibles de ne pas être à leur aise pendant les discussions.
Dans l’idéal, il faut donc séparer ces discussions inévitables en deux moments bien distincts, d’autant plus lorsque l’entretien se déroule en visioconférence. La clarté est alors plus nécessaire que jamais pour éviter de générer des frustrations inutilement. Le fait de ne pas pouvoir analyser facilement les émotions de l’autre peut masquer des tensions, difficiles à décrypter et à apaiser par manque d’information. Voir à ce sujet, le « guide du management en télétravail ».
Recueillir les données rh (people analytics) est indispensable afin d’améliorer les performances des collaborateurs et permettre d’accroître l’efficacité des entretiens dans la durée. L'analyse de ces données vous permet de :
Pour mieux comprendre les collaborateurs, nous vous conseillons la mise en place de grilles quantitatives. À chaque question, introduisez des critères (supérieur aux attentes, objectif atteint, atteinte partielle, en dessous des attentes). Le but ? Établir un comparatif d’une année sur l’autre, afin de juger de l’efficacité des mesures prises en réaction.
Pour juger de la pertinence de vos entretiens, n’hésitez pas à vous tourner vers des indicateurs tels que le taux de complétion des entretiens ou le taux de satisfaction. Cela vous permettra de les améliorer d’année en année.
De plus une solution de gestion des entretiens qui permet de filtrer les données filtrer les données par département, région, équipe, ou autre vous permettra de comparer les performance des équipes et identifiez les actions à mettre en place pour développer la performance et l'engagement de ces dernières.
Avec Elevo vous pourrez voir l’avancement des campagnes en temps réel de faire des relances en un clic afin de gagner du temps. Vos collaborateurs pourront faire l'ensemble de l'entretien directement sur l'outil: préparation des réponses (avec une sauvegarde automatique), validation des objectifs, création des objectifs pour la période suivante, et enfin la signature électronique. La flexibilité et la fluidité de la plateforme Elevo garantit jusqu'à 98 % de taux de complétion des entretiens par les collaborateurs, ce qui d'autant plus important en télétravail.
Découvrez dans ce guide gratuit des conseils actionnables et des témoignages de leaders RH pour challenger votre pratique de l'entretien annuel.
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