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Quelles sont les limites des outils non spécialisés dans la gestion des entretiens ?
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Quelles sont les limites des outils non spécialisés dans la gestion des entretiens ?

Vous souhaitez adopter un outil pour piloter vos campagnes d'entretiens mais vous vous posez plein de questions : que vaut un SIRH ? Et un outil conçu en interne ? Réponses ici !

Sommaire

Piloter une campagne d’entretiens annuels demande d’adopter un outil spécialement conçu pour la gestion des évaluations.  

En effet, il est difficile de piloter des campagnes d’entretiens régulières et à grande échelle via Excel ou Google Sheets. Idem avec des solutions plus modernes comme des SIRH ou des outils RH créés en interne qui, sur le papier, semblent être des solutions idéales, mais qui en réalité sont peu adaptées à la gestion des campagnes d’entretiens. Explications dans cet article ! 

Excel et Google Sheets : des outils peu fiables 

De nombreuses erreurs 

Si les logiciels tableurs sont de mauvais conseils pour la tenue et le pilotage d’un entretien professionnel, c’est d’abord parce qu’ils risquent de compromettre l’intégrité de vos données collaborateurs. 

Petit rappel : Microsoft Excel est un vétéran du traitement de données en entreprise, sorti en 1985, et qui permet à tout un chacun d'effectuer facilement le genre de calculs autrefois réservés aux seuls comptables et autres statisticiens. Mais le tableur le plus vendu au monde a également contribué à la prolifération de mauvais calculs. 

Quant à la suite bureautique de Google - incluant Google Sheets - elle a été lancée en 2006, autant dire une éternité en matière d’innovation informatique. 

Ainsi, selon une analyse multi-études de 2008 près de 90% des feuilles de calcul contiennent des erreurs. 

Et “même après un travail méticuleux, on constate 1% d’erreurs - et même davantage - dans l’ensemble des cellules de calculs,” comme le déclare Ray Panko, professeur en IT management à l’université de Hawaii et figure influente des mauvaises pratiques liées aux feuilles de calcul. Ce qui revient à dire que “dans des tableurs avec des milliers de formules il y aura des douzaines d’erreurs non détectées.” 

Une perte de temps

Par ailleurs, recourir à un Google Sheets ou Excel pour planifier et piloter des entretiens individuels n’est pas sans engendrer d’importantes pertes de temps

  • Perte de temps due à des micro-actions à réaliser 
  • Perte de temps à trouver des solutions via des Forums RH

Mais les entreprises ne sauraient être cantonnées à des entités isolées ou figées : les données sur feuilles de calculs peuvent être classées dans de multiples dossiers partagés et relever de différents services, voire filiales. Autant le dire, un tel classement - voire des rubriques non harmonisées - ne résistera pas à une expansion géographique. De sorte que certaines données risquent d’être perdues. 

De quoi complexifier la réponse aux besoins des collaborateurs à titre individuel comme collectif. Sans compter que le feedback collaborateur, comme les demandes de formations des salariés, doivent être archivées afin de justifier d'un point de vue juridique la tenue des entrevues.

“A l’époque un Google Sheets, c’était trois membres de l’équipe RH mobilisés sur 5 à 7 jours de travail full time ! Toute l’équipe RH s’y mettait, c’est-à-dire que pendant plusieurs jours on arrêtait toute notre vie pour s’occuper des campagnes d'entretiens. Maintenant, sur Elevo, je fais ce travail seule et ça me prend quelques heures.”
- Coralie Di Giugno, Head of HR, Frichti

Les outils internes : des solutions pénalisantes pour l’ensemble des salariés 

Le coût du développement technologique 

Tout d’abord, faire  le choix d’un outil RH interne implique de confier la tâche de son développement à son équipe tech

Or, tout ce temps mobilisé sera autant de temps disponible en moins pour, par exemple, les améliorations produits nécessaires, pourtant cœur de métier de votre équipe d’ingénieurs. 

Pire, cette cannibalisation du temps ne pèse pas seulement sur les équipes tech mais également sur les équipes RH. En effet, afin que la solution prenne en compte les problématiques terrain, il faudra pour l’équipe RH rédiger le cahier des charges et assurer de nombreux allers-retours avec les équipes opérationnelles. Autant de temps disponible en moins pour mener de grands chantiers RH.

Une expérience collaborateur détériorée 

Mais le coût induit par une solution RH interne ne s'arrête pas à sa phase de développement : elle touche également sa maintenance, au point d’affecter l’expérience collaborateur elle-même. 

Tout développeur informatique sait que les bugs à corriger sont monnaie courante. La question n’est donc pas de savoir si la solution RH interne va y être confrontée mais quand. Et là, mieux vaut avoir une équipe dédiée afin d’être suffisamment réactif pour ne pas s’aliéner ses utilisateurs. 

En effet, ces bugs nuisent grandement à l’expérience collaborateur : source d’insatisfaction et de frustration pour les collaborateurs-utilisateurs, ils peuvent empêcher le respect des échéances liées aux entretiens annuels d’évaluation. 

La difficulté de faire évoluer son outil RH interne

Par ailleurs, aussi vrai que dans toute conception produit, un MVP (Produit Minimum Viable ou phase de test avant mise sur le marché) ne peut décemment se contenter de sa V1 : une solution RH doit constamment se nourrir des feedbacks utilisateurs et de la réalité du marché afin de développer de nouvelles fonctionnalités et, ainsi, rester en phase avec les besoins du moment. 

Il faut donc penser à l’évolution constante de la solution RH autant qu’à sa maintenance : votre équipe tech est-elle en mesure d’effectuer ce travail ? Avez-vous suffisamment de ressources ?

Et l’ensemble de vos employés, de plus en plus aguerris à la technologie, va exiger une interface intuitive doublée d’une UX qui soit la plus fluide possible. L’enjeu central, et non des moindres, reste de donner envie à vos salariés de répondre à leurs entretiens annuels !

Impossibilité d’être en conformité avec le Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD)

En France, toute solution RH doit se conformer à la réglementation européenne RGPD. Les données récoltées vont du nom, prénom, aux commentaires d’entretiens en passant par les besoins en formation…

En vertu du Règlement Général sur la Protection des Données du 23 mai 2018, tout traitement des données à caractères personnels doit être conditionné à un but précis et préalablement connu de l’intéressé. Ainsi, le RGPD garantit à tout candidat et collaborateur, le droit de consulter ses données personnelles, de les rectifier ou de les supprimer.

Il garantit également un délai en matière de durée de conservation des données : toute entreprise a l’obligation de détruire les données personnelles concernant un candidat ou collaborateur 5 ans après son départ. 

Ces règles européennes de cybersécurité concernent tout organisme quels que soient sa taille, son pays d’implantation et son activité. 

A contrario, un non-respect expose l'établissement à une amende pouvant atteindre jusqu’à 20 millions d’euros ou 4% de son chiffre d’affaires total annuel. 

Problème : le service RH ou juridique d’une entreprise ne sera pas forcément en capacité de répondre à ces problématiques RGPD, faute de temps et/ou de compétences en interne. 

Opter pour un outil interne génère donc de nombreuses contraintes, qu'elles soient d'ordre technique, financière, RH ou juridique !

Les SIRH : des outils pensés pour le back-office RH

Back-office RH et front-office RH : quelles différences ?

Les services des ressources humaines d'aujourd'hui se penchent tout à la fois sur l'expérience front et back office, respectivement ce qui a trait aux collaborateurs (management de la performance, développement des carrières, gestion des demandes de formation…) et aux tâches purement administratives (paie, notes de frais, congés…). 

Si l'engagement et la performance des employés sont devenus des enjeux prioritaires, la gestion des données relatives aux employés tout comme la paie ou la gestion administrative figurent toujours en bonne place dans la fiche de poste des RH.

Il est alors logique de vouloir combiner l’administration RH, la paie et la gestion des prestations sociales. Certains paramètres comme le fait pour les employés de poser des jours de congé doivent être intégrés avec précision dans la paie. De leurs côtés, l'adresse du domicile, le nom légal et d'autres informations sur les employés doivent rester synchronisées. 

Votre SIRH est le moteur de tout cela - c'est votre source de vérité pour tout ce qui concerne l’administration du personnel.

Mais qu’en est-il de la gestion des performances, de l'engagement des employés et de la prise de décision RH (promotions, évolutions, mobilités) ? Tout cela relève d’une politique RH front-office à haute valeur ajoutée. Il faut donc un autre type d'outil pour relever ces défis : un outil spécialisé dans la gestion des entretiens annuels.

“Un bon outil RH répond à un besoin précis !” 
- Sandrine Meunier, Chief People Officer, Aircall. 

Des solutions d’un autre temps 

Par ailleurs, l’expérience utilisateur d’un SIRH déclenche souvent un “effet repoussoir” auprès des salariés et les professionnels RH.

“Un SIRH ? Je trouvais cela ni fluide, ni ergonomique. Cela manquait de flexibilité et de possibilité de personnalisation. De plus, nous nous sommes rendus compte que cela donnait une mauvaise image de l’équipe RH.”
-Justine Reure, Ex-chargée de développement RH chez Figaro Classifieds

Difficile de s’y retrouver pour les professionnels des ressources humaines dans cet ensemble de briques logicielles (trop) souvent rigides, austères et rapidement démodées ! 

Sachez que la construction d'une suite d’outils RH ne consiste pas à choisir entre : il s'agit de trouver des technologies complémentaires qui vous permettent d'obtenir des résultats pour vos collaborateurs. Si, par exemple, vous vous efforcez encore à choisir entre un SIRH et Elevo pour piloter vos campagnes d'entretiens, nous vous conseillons de reconsidérer votre choix car les deux outils résolvent différents problèmes !

“Les systèmes d'information RH (SIRH) permettent aux entreprises de gérer et de contrôler l'administration de base des RH, de la paie et des avantages sociaux, ce qui sont des fonctions dorsales des ressources humaines. Associée à une plateforme de gestion de management des talents comme Elevo, les responsables RH ont accès à une solution de bout en bout qui assure la meilleure expérience collaborateur.
- Etienne Le Scaon, co-fondateur et CEO d’Elevo

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