Comment créer une charte de télétravail adaptée à votre entreprise ?

Avec le COVID, le télétravail devient une option incontournable, mais pour que l'expérience ne tourne pas court ou n’empiète pas trop sur le cadre de vie privé du collaborateur, quelques règles écrites s’imposent. Car même si la charte en elle-même n’est pas obligatoire, elle permet de mieux sécuriser la relation quant à la durée du temps de travail et éviter certaines dérives. Découvrez comment élaborer une charte de télétravail digne de confiance et préparer la démocratisation prochaine de ce mode de vie choisi. 

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Télétravail : quelles en sont les règles ? 

La crise sanitaire contraint les employeurs à recourir à titre exceptionnel et illimité au télétravail forcé. En revanche, le télétravail par temps calme reste une option à la libre appréciation de l’employeur. Celui-ci est tout à fait en droit, hors situation exceptionnelle ou force majeure, de le refuser à son salarié. 

Les partenaires sociaux qui négocient actuellement pour mieux réglementer le télétravail souhaitent souligner la règle sine qua none du “double volontariat” auprès du salarié ET de l’employeur. 

L’employeur peut donner son accord à un collaborateur à l’oral ou par mail. 

Avec les risques d’isolement et de perte de sentiment d’appartenance que comporte le télétravail, l’employeur doit donner un feedback régulier. 

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L'employeur doit également accompagner le collaborateur dans son passage au télétravail et notamment s’assurer qu’il dispose  

• d’un espace de travail dédié (bureau au calme ou possibilité de s’isoler si logement partagé )
• du matériel informatique nécessaire ou le cas échéant lui livrer
• d’une bonne connexion internet 
• des codes d’accès et des outils de communication choisis par l’entreprise. 

Parmi les outils disponibles on dénombre les messageries collaboratives (Slack, Microsoft Teams…), les documents partagés (Google Drive, Notion…) les outils de visioconférence (Zoom, Microsoft Teams, Google Meet...), les calendriers partagés et outils de productivité (Trello, Asana…)

Il revient à l’employeur d’organiser des rituels de convivialité et/ou à défaut des small talks (communication informelle). Ce sera aussi l’occasion de s’enquérir de l’état de son moral et des points de douleurs rencontrés. Des entretiens en visio sont à privilégier pour recréer du lien social plutôt que le téléphone (aveugle) et le mail (froid et trop formel). 

En cas de refus auprès d’une demande de télétravail d’un collaborateur, l’employeur devra justifier sa décision. 

La loi n’impose pas de formalisme particulier, toutefois nombre d'entreprises préfèrent mettre en place un accord collectif, une charte dédiée ou un accord simple.

La charte permet d’encadrer le contrat de travail hors les murs de l’entreprise et prévenir des abus côté collaborateur comme manager. 

L’employeur doit suivre la durée/charge de travail du salarié et fixer en concertation avec le salarié les plages horaires où celui-ci doit pouvoir se rendre disponible. 

Rappelons, que le télétravail requiert une adaptation des méthodes de management (autonomie, feedbacks). Seul compte ici un management à l’objectif (et non au présentiel). 

Pour ne pas être démotivants ou frustrants pour les équipes, ces objectifs doivent être réalistes, atteignables et surtout proportionnés au contexte d'exécution (particulièrement vrai en période de crise). 

Pour être stable et durable au sein de l’entreprise, les règles liées au télétravail doivent être évolutives. Il s’agit donc d’évaluer les résultats et les avis de chacun pour ensuite réajuster les dispositions nécessaires dans la charte. 

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Réflexion amont à la conception de la charte

La première étape consiste à recueillir le feedback des collaborateurs, en particulier leurs motivations, leur doute, leur inquiétude et la fréquence de télétravail. 

• Réfléchir au type de télétravail à mettre en place (total, alterné, nomade, bureaux satellites…) Comment faire en sorte que le niveau de motivation en remote reste haut lors du travail à distance ? Quelles sont vos attentes et limites en termes de performance ? 
• Délimiter les activités/profils/configurations spatiales éligibles
• Fréquence : jour(s) fixe(s) / semaine ou barème de jours / mois ? 

La plupart des entreprises ont choisi la règle des 2 jours /semaine tandis que d’autres ont préféré 3 jours / semaine

• Fixer des règles d’organisation et de bonne conduite (outils, contextes de communication, plages horaires, signalement d’indisponibilité) Comment utiliser les canaux de communication en fonction du contenu et du délai de réponse souhaité ? Comment et quand communiquer ? 

Que ferez-vous si le collaborateur est en difficulté ou a besoin d’aide ? Veillez à impliquer le plus tôt possible les services RH, les managers et les collaborateurs dans la phase d’élaboration. 

Lors de la phase de rédaction, pensez aussi à ceux pour qui le télétravail est impossible, de manière à ne pas créer de discrimination flagrante susceptible de générer de la rancoeur chez certains. 

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Ce que doit contenir la charte

• Un rappel de définition du télétravail (Art. 2122-9 du Code du travail)

Le télétravail se définit comme “Toute forme d’organisation du travail, dans laquelle un travail qui aurait également pu être exécuté dans les locaux de l’employeur est effectué par un salarié hors de ces locaux de façon volontaire en utilisant les technologies de l’information et de la communication (TIC). “

• Le matériel fourni par l’entreprise et qui est nécessaire à la réalisation de la mission (ordinateur, clés d’accès, mobilier de bureau...)
• Les conditions d’éligibilité au télétravail. 

Il convient d’indiquer les typologies de collaborateurs concernés par la mesure et pouvant en bénéficier. Il peut s’agir de conditions liées à l’activité ou au profil du collaborateur (ancienneté, âge…). Indiquez aussi les activités exclues (pour des raisons d’exécution, de confidentialité…)

Mais aussi du logement où est effectué le télétravail (espace de travail isolé ou partagé, qualité de la connexion internet…) 

• Les conditions de passage en télétravail et les conditions de retour sans
• Les modalités d’acceptation

Ces modalités incluent le délai de la demande et le délai de la réponse. Il convient de rappeler que les deux doivent être raisonnables. 

• Les modalités d’exécution (fréquence, durée)

Autorisez-vous le télétravail à domicile, dans un espace de coworking et autres tiers lieux ? Indiquez les cas restrictifs. 

Le télétravail peut être total, partiel ou en alternance. De même qu’il peut porter sur des jours fixes

• Les règles de contrôle du temps de travail ou régulation de la charge de travail
• Les règles de confidentialité et de protection des données

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Avec une plateforme de management de la performance comme Elevo, vous êtes en mesure de veiller au bien-être des collaborateurs, y compris à distance en diffusant des formulaires personnalisés et en consultant en temps réel l’ensemble des feedback depuis une seule et même plateforme. 

Avec ses données précieuses et facilement exploitables, vous êtes en mesure d’ajuster rapidement le dispositif de télétravail et ainsi inscrire la pratique et l’adhésion des collaborateurs dans la durée. 

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Multipliez les points de contact même à distance

Avec la généralisation du télétravail, le maintien du lien social devient primordial. Dans ce contexte de communication asynchrone, il faut maintenir l'engagement et la cohésion auprès de collaborateurs dispersés.

Comment ? Grâce à des modèles ultra simples, une interface hyper engageante pour booster l'usage et un outil qui s'efface pour se concentrer sur l'essentiel.

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Sondez les collaborateurs et remontez des informations quantitatives du terrain !

‍Grâce à une compréhension en temps réel du ressenti des employés, vous serez en mesure de sonder l'engagement et la motivation de chacun et surtout de mettre en place les actions nécessaires.

“Pendant la période de transition vers le télétravail, il était primordial pour nous d'avoir du feedback sur notre accompagnement, la cohésion et la stratégie adoptée. Les retours récoltés grâce à Elevo nous ont été très utiles."
- Justine Reure, Chargée de développement RH, Figaro Classifieds

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Assurez un suivi des objectifs en continu

En télétravail, il est primordial d'aligner les objectifs des collaborateurs à la vision de l’entreprise pour assurer un haut niveau de performance.

Grâce à Elevo, il est possible d'ajuster les objectifs en temps réel afin de ne pas figer l’entreprise. Cette flexibilité est d'autant plus importante dans le contexte actuel.

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