Découvrez comment j’ai été onboardée chez Elevo, entreprise au modèle organisationnel hybride (une partie de l’équipe en remote l’autre en présentiel).
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Soyons honnête, le premier jour d'un onboarding est toujours un peu stressant.
Ce 1er mars 2021, je rejoins l’équipe Elevo en tant que Content Strategist. La team Elevo est déjà composée de 16 personnes, dont 3 en télétravail total (hors période Covid-19). Ce jour-là, je ne suis pas la seule à être onboardée : Marie Intoci, Office Manager, rejoint également l'aventure.
Depuis sa création, l’organisation d’Elevo fonctionne sur un modèle hybride, c'est-à-dire qu'une partie des collaborateurs est en présentiel, l'autre en full remote. Avec la crise sanitaire, l'organisation a changé : les bureaux sont ouverts mais avec une capacité d'accueil très restreinte et des règles sanitaires strictes à respecter.
Durant les deux premiers jours de mon onboarding, je serai dans les locaux d’Elevo et ensuite je passerai en télétravail total, ce qui résume assez bien la philosophie organisationnelle d’Elevo.
De mon côté, c’était la première fois que j’allais travailler dans une telle organisation, acceptant aussi bien le travail en présentiel qu’en remote.
Ma principale question était donc :
Comment allais-je être onboardée dans cette entreprise qui pratique un modèle organisationnel hybride ?
En réalité, ma problématique dépassait mon simple vécu : dans un sondage d’Opinion Way sur le télétravail de juin 2020, 51% des interrogés disaient vouloir poursuivre le télétravail un ou plusieurs jours par semaine. Depuis l’été dernier, les entreprises se sont adaptées et ont pris de plus en plus le chemin d’un modèle organisationnel hybride.
Cet article a donc, non seulement pour objectif de vous raconter mes premiers jours d’onboarding chez Elevo et de vous faire partager mon ressenti, mais aussi de vous donner quelques conseils à vous, managers, qui devaient onboarder de nouveaux collaborateurs dans une organisation hybride.
Un onboarding peut commencer par un pré-boarding, une pratique optionnelle développée par 10% des entreprises selon une étude du cabinet Robert Walters de 2019.
Quelques explications s’imposent.
Avant le 1er mars, date de mon arrivée, Selma Chababi, ma future manager et directrice marketing chez Elevo, m'a donné accès à une partie du Notion de l'entreprise. Elle avait créé une page d'onboarding spécialement pour moi. Le partage de cette page était uniquement d’ordre informatif : les documents mis à ma disposition m'expliquaient mon processus d’onboarding et je n’avais aucune action à réaliser. Il s’agissait aussi et, surtout, de me rassurer en me montrant que mon onboarding avait été préparé et pensé.
Sur la page Notion de mon onboarding, j’ai trouvé :
Avoir accès à ces documents quelques jours avant mon arrivée m'a vraiment rassurée car :
Vous pouvez préparer un pré-boarding en gardant bien en tête que le but premier de cette étape est de rassurer vos nouveaux collaborateurs. Montrez-leur que tout est prêt pour les accueillir.
Avant leur arrivée, mettez à disposition de vos nouveaux collaborateurs des documents (planning, notice explicative, check-list...) qui leur permettront d'avoir de la visibilité sur leur processus d'onboarding. Un onboarding, c’est aussi bien de la forme (les basiques parfois négligés : ordinateur configuré, adresse email prêt, badge…) que du fond. Concernant ce dernier point, faites en sorte que vos nouveaux collaborateurs comprennent vos attentes, sans non plus exercer une trop grande pression sur eux.
Après mon pré-boarding, il était temps pour moi de sauter dans le grand bain...
J'ai passé mes deux premiers jours dans les locaux d'Elevo car je désirais voir quelques-uns de mes collaborateurs "en vrai". Malgré les conditions sanitaires, j'ai pu créer des liens avec les personnes présentes. Mais avec le reste de l’équipe ?
À 9h43, le 1er mars 2021, les collaborateurs présents dans les locaux se sont agités. Honnêtement, je n'ai pas compris ce qui se passait...
Selma : C'est l'heure du Morning Coffee ! Suis-moi !
Moi : Ok, let's go !
Selma a pris son ordinateur et nous nous sommes isolées. J'ai alors découvert le principe du Morning Coffee : tous les lundis à 9h45, l’équipe se retrouve en visioconférence pour papoter. Objectif : Parler de tout sauf du travail ! Tout le monde était présent et autant vous dire que l'accueil a été chaleureux et bienveillant.
Pour les membres présents dans les locaux, s'isoler est important car cela permet d'éviter toute cacophonie sonore et de s'aligner avec les personnes en remote. Cet alignement est capital pour ne pas créer une entreprise à deux vitesses. L’activité est parfois tellement intense chez Elevo qu’il est fondamental de bien maîtriser les flux d’informations entre tous les collaborateurs. Aussi, cette maîtrise et fluidité au niveau de la communication impactent positivement l’engagement des collaborateurs et l’exécution au global car tout le monde est aligné.
Le Morning Coffee n’est pas le seul meeting de la journée qui réunit toute l’équipe.
Tous les jours, à 12h15, c'est l'heure du Daily Stand-up. À tour de rôle, chaque collaborateur prend la parole et commence par la mythique phrase (la formulation peut changer, je vous rassure) : "Mon fait marquant du jour est..."
Objectifs :
Grâce à ces deux meetings, j'ai tout de suite été plongée dans la culture d'Elevo dont les maîtres-mots sont dialogue, transparence, bienveillance et alignement. Pour qu’un modèle organisationnel hybride fonctionne, il est important que la parole circule facilement et librement, et ce sans crainte d’être jugé. Et pour un nouveau collaborateur, c’est essentiel d’être immergé très rapidement dans une telle culture car cela montre que l’organisation fonctionne et que son ossature est solide.
Organisez un call d'accueil pour vos nouveaux collaborateurs,
Hors période Covid-19, organisez également un petit-déjeuner ou un déjeuner d’accueil pour renforcer les liens,
Expliquez à vos nouveaux collaborateurs tous les petits rituels de votre entreprise pour qu'ils ne soient pas pris de court le jour J. Ce qui est une routine pour vous peut être une source d’angoisse pour vos nouveaux collaborateurs, alors n’hésitez pas à prendre 30 minutes de votre temps pour leur présenter tous les rituels qui ponctueront leurs journées.
Posez-vous cette question très importante : De quelle manière vais-je leur partager la culture de mon entreprise tout au long de leur onboarding ?
Après mes deux jours d'onboarding dans les locaux d'Elevo, j'allais passer en télétravail total (même hors période Covid-19).
Mais, de chez moi, comment allais-je communiquer avec ma manager et le reste de l'équipe ? Comment allais-je m’intégrer à distance ?
Selma, ma manager, a planifié un point onboarding tous les jeudis.
Lors de ce meeting, il s'agit de parler de mes points bloquants, de mes objectifs, de mon ressenti… Autrement dit, je peux tout aborder et lui partager mes feedbacks concernant mon onboarding.
Ce point hebdomadaire m’a prouvé à quel point :
En dehors de ce rituel du jeudi, Selma et moi sommes connectées à Discord pour pouvoir échanger très rapidement en cas de besoin. Savoir que votre manager est disponible pour répondre à toutes vos questions devrait être la norme lors d’un onboarding.
Afin de m’immerger encore plus dans l’organisation d’Elevo et d’avoir une vue 360° des missions et des objectifs de chaque équipe, des meetings avec tous les managers étaient prévus dans mon planning d'onboarding.
C'était à moi de contacter chaque manager. En procédant de cette façon, on m'a tout de suite mise dans une position d'initiatrice. En d'autres termes, j'étais également actrice de mon onboarding.
Être bien onboardé signifie, non seulement comprendre les projets en cours, mais aussi comprendre ce qui s'est passé et ce qui se passera dans l'entreprise. Pour ce faire, les deux fondateurs, Thibault Vilon et Étienne le Scaon, ont organisé deux meetings :
Ces deux meetings n’étaient pas du tout des cours magistraux ! Marie et moi avons pu poser toutes les questions que nous souhaitions et nous avons apprécié qu’Etienne et Thibault participent à notre onboarding.
Ils auraient pu nous demander de lire un document sur l’histoire et le futur d’Elevo… Or, ils étaient essentiels pour eux de nous expliquer l’évolution de l’entreprise et d’échanger avec nous sur ce sujet. Tout au long de mon onboarding à distance, j’ai senti cette nécessité de garder le contact avec Marie et moi.
Pour communiquer en continu chez Elevo, nous utilisons Slack. Notre Slack est divisé en plusieurs channels : Sales, Marketing, Product, Clients, Virtual-office…
Si besoin, nous nous appelons ou nous programmons un meeting. Tous les agendas sont accessibles, même ceux des deux fondateurs, Etienne et Thibault.
La transparence est de mise et elle est vitale dans un modèle organisationnel hybride. En effet, comment communiquer avec fluidité si certains éléments ne sont pas accessibles ?
Cela est d'autant plus important lors d'un onboarding à distance : un nouveau collaborateur a besoin d'une vue 360° !
Pour autant, cette vue 360° ne signifie pas l’obligation d’une connexion en continu. Chez Elevo, on peut se déconnecter de Slack pour travailler sur des projets, et ce sans interruption. Autrement dit, on a aussi le droit à la non-réactivité et à la non-connexion. Cela n’impacte en rien le bouillonnement permanent, au contraire, c’est une façon de le maintenir et de l’accroître car tous les collaborateurs peuvent se focaliser sur des missions à haute valeur ajoutée.
En tant que nouvelle collaboratrice, j’ai apprécié cette philosophie de travail car elle a une autre vertu : lors d’un onboarding, nombreuses sont les recrues qui veulent en faire beaucoup les premiers jours, être partout, sur tous les sujets, et leur entreprise se doit de leur dire “slow down”.
Chez Elevo, il y a un juste équilibre entre hyperconnexion et non-connexion, ce qui contribue à la qualité de l’exécution au global et à la bonne intégration des nouveaux collaborateurs !
Organisez un meeting hebdomadaire de 30-45mn avec chacun de vos nouveaux collaborateurs. Lors de ce meeting, posez-leur des questions sur leur ressenti, leur intégration, leur perception de l'entreprise... Autrement dit, essayez de savoir s'ils se sentent bien.
Facilitez la communication en continu entre les nouveaux et les anciens collaborateurs.
Favorisez la transparence et le feedback.
Demandez-vous si vos nouveaux collaborateurs auront assez de visibilité sur l'organisation, les projets en cours, les résultats de l'entreprise ou encore les objectifs business.
Faites en sorte que chaque recrue rencontre tous les managers.
Permettez à vos nouveaux collaborateurs d'être à l'initiative d'actions durant leur onboarding.
Accordez-leur aussi le droit à la non-réactivité pour qu’ils puissent se concentrer sur des tâches à haute valeur ajoutée ou juste souffler car un onboarding est parfois intense.
Selon moi, un onboarding est réussi quand il combine ces trois aspects :
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