Comment réussir vos entretiens annuels d’évaluation à distance en 6 étapes?

Comment réussir vos entretiens annuels d’évaluation à distance en 6 étapes?

 

« Pour toutes les activités qui le permettent, le télétravail est une obligation. Si 100% des tâches peuvent être faites à distance, alors le salarié doit télétravailler 5 jours sur 5 » entendait-on le 28 octobre à 20h, à l’annonce du reconfinement national. Une question se pose alors : Comment réussir à mener vos entretiens annuels dans un tel contexte ? En effet, il est obligatoire de s’atteler à cette tâche en cette fin de l’année, même si cela doit se faire à distance. Comment transformer cette prétendue contrainte en une force ? Cet article vous donne les clés pour parvenir à faire de cet entretien annuel, un moment de grande valeur, à la fois pour les collaborateurs et pour l’entreprise. 

 

 

1. Préparer le terrain

Un entretien annuel réussi doit être simple et efficace. Faites le point sur les équipements dont dispose votre entreprise afin de vous aider dans cette tâche. En effet, bénéficier d’un outil de gestion de la performance vous sera très utile de mener à bien vos entretiens digitaux de manière optimisée. Tableaux Excel, documents papiers et autres outils peu optimisés ne seront pas vos meilleurs alliés pour tirer parti des échanges virtuels.

Une plus grande clarté passe aussi par la définition d’objectifs clairs. En effet, il est absolument indispensable de savoir où l’on va et ce que l’on veut, en répondant à deux questions : qu’est-ce que l’entreprise cherche à tirer de ces entretiens et qu’est-ce que l’on veut mesurer ? Le rôle de l’entretien annuel est différent d’une entreprise à l’autre. Certaines l’axeront davantage sur le côté performance pure (objectifs, performance individuelle, promotion, etc.) quand d’autres appuieront plus sur le côté humain (ressenti du collaborateur, ambition, valeurs, etc.). Dans tous les cas, il est indispensable de conserver un climat de transparence pour lever les tabous et tuer les rancœurs.

 

 

2. Créer de l’usage à travers la simplicité

Nous vous conseillons d’éviter les rendez-vous interminables et de privilégier une formule brève en dix questions maximums, pour 30 minutes de préparation et 1h30 d’entretien. Il faut dire adieu aux formulaires à rallonge, lourds et peu adaptés aux problématiques opérationnelles et au contexte de travail à distance. Face à des collaborateurs sur sollicités, et sur-connectés, les RH doivent à tout prix simplifier les processus et les démarches administratives. L’enjeu est de réussir à créer de l’usage autour de pratiques positives. Cela commence donc par des rendez-vous simples et efficaces qui pourront se complexifier au fur et à mesure de l'adoption par vos équipes.

Pour vous aider dans la mesure de la performance, Elevo a conçu des trames d’entretien pour vous faire gagner du temps !

 

3. Faire collaborer RH et managers

L’entretien annuel n’est pas seulement utile pour les RH ! Pour les managers, c’est l'opportunité de mieux comprendre, connaître, et s’aligner avec les équipes. Mais la tâche n’est pas aisée pour eux : par manque d’organisation ou d’équipement, les managers passent en moyenne plus de 15h à la recherche d’informations. Cela rallonge considérablement le temps de préparation des entretiens annuels, ou rend impossible cette préparation. Pour pallier ce problème, les RH peuvent accompagner les managers dès le commencement du projet, en rendant l’information plus facilement accessible.

Quelles trames d’entretiens privilégier ? Quel timing pour les évaluations ? Quel type de feedback privilégier ? Ce sont autant de questions auxquelles RH et managers doivent répondre ensemble pour construire une solution qui conviendra à toute l’entreprise.

L’entretien annuel doit être le fruit d’une préparation de fond qui ne saurait être fragilisée par la distance. Face à la complexité de cette exigence, il est plus important que jamais pour les équipes, de collaborer entre elles.

 

4. L’auto évaluation, une étape indispensable

L’auto-évaluation est une des étapes centrales de l’entretien annuel. En s’auto-évaluant, le collaborateur prend le temps de réfléchir sur l’année écoulée et ses aspirations futures. Encourager ce type de pratiques est donc la meilleure manière d’enrichir la discussion en donnant l’occasion aux parties prenantes de préparer l’entretien en amont. Vous pouvez faire le choix d’utiliser un logiciel RH spécifique qui vous permettra de concevoir une grille d’évaluation ciblée et interactive.

L’auto-évaluation, de fait, individuelle, permet aussi de faire remonter les différences de point de vue entre collaborateurs et managers. Mettre en regard l’évaluation du manager et du collaborateur est une bonne façon de promouvoir la transparence. 

Source: "Livre blanc: 8 méthodes de management innovantes" disponible sur notre centre de ressources

 

 

5. Séparer rémunération et évaluation

 

 À des fins d’éthique et d’efficacité, nous vous recommandons d’éviter autant que possible d’établir les rémunérations avant et pendant l’entretien. 

Si les rémunérations sont décidées avant, le collaborateur risque de prendre l’entretien avec légèreté. De plus, des éléments indépendants de la performance, détectés pendant l’entretien, sont susceptibles d’influer les décisions. Toute promotion n’est, par exemple, pas toujours souhaitée !  

De même, il est peu pertinent d’évoquer le sujet de la rémunération pendant l’entretien sous peine d’amputer le dialogue. Certaines personnalités ne sont pas à l’aise avec la question et sont donc susceptibles de ne pas être à leur aise pendant les discussions.

Dans l’idéal, il faut donc séparer ces discussions inévitables en deux moments bien distincts. D’autant plus lorsque l’entretien se déroule à distance ; La clarté est alors plus nécessaire que jamais pour éviter de générer des frustrations inutilement. Le fait de ne pas pouvoir analyser facilement les émotions de l’autre à distance, peut masquer des tensions, difficiles à décrypter et à apaiser par manque d’information. Voir à ce sujet, le « guide du management en télétravail ».

 

6. Utiliser les données récoltées pendant l’entretien

Recueillir les données est indispensable afin d’améliorer les performances des collaborateurs et permettre d’accroître l’efficacité des entretiens dans la durée. L'analyse de ces données vous permet de:

  • Détecter les performances et contre-performances des collaborateurs afin d'identifier les profils sur lesquels il faut capitaliser et ceux qui ont besoin d’un accompagnement.
  • Anticiper les besoins en formations pour accompagner le développement de tous vos talents: managers ou non !
  • Accéder aux données clés pour piloter vos stratégies RH: Diversité, engagement, adoption du télétravail, bien-être..
  • Mesurer l’adhésion des collaborateurs aux valeurs de l’entreprise et sonder l'engagement et la motivation de chacun.

Pour mieux comprendre les collaborateurs, nous vous conseillons la mise en place de grilles quantitatives. À chaque question, introduisez des critères (supérieur aux attentes, objectif atteint, atteinte partielle, en dessous des attentes). Le but ? Établir un comparatif d’une année sur l’autre, afin de juger de l’efficacité des mesures prises en réaction

Pour juger de la pertinence de vos entretiens, n’hésitez pas à vous tourner vers des indicateurs tels que le taux de complétion des entretiens, le nombre de questions par collaborateur, ou encore, le taux de satisfaction. Cela vous permettra de les améliorer d’année en année.

 

Exemple de rapports "People Analytics" générés par Elevo

De plus une solution de gestion des entretiens qui permet de filtrer les données filtrer les données par département, région, équipe, ou autre vous permettra de comparer les performance des équipes et identifiez les actions à mettre en place pour développer la performance et l'engagement de ces dernières.

Avec Elevo vous pourrez voir l’avancement des campagnes en temps réel de faire des relances en un clic afin de gagner du temps. Vos collaborateurs pourront faire l'ensemble de l'entretien directement sur l'outil: préparation des réponses (avec une sauvegarde automatique), validation des objectifs, création des objectifs pour la période suivante, et enfin la signature électronique. La flexibilité et la fluidité de la plateforme Elevo garantit jusqu'à 98 % de taux de complétion des entretiens par les collaborateurs, ce qui d'autant plus important en télétravail.

Si vous découvrir comment Elevo peut vous aider à mener à bien vos entretiens annuels à distance dès aujourd'hui. Programmez une démo, c'est gratuit et c’est ici !



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