Les entretiens annuels : Un exercice encore plus compliqué avec la crise ?

L’entretien annuel, tantôt attendu tantôt mal vécu, se retrouve bouleversé par le contexte sanitaire. Si le ministère du travail a pris une ordonnance pour autoriser un report des entretiens professionnels qui ont lieu tous les 2 ans, la situation est plus complexe pour l’entretien annuel. Rythmant d’ordinaire le mois de janvier, cet évènement incontournable dans la vie de l’entreprise et la récolte de feedbacks, est pour beaucoup difficile à organiser dans de bonnes conditions. Il faut dire que les freins à une organisation sereine et ordinaire sont légion : anxiété + ressentis chez les collaborateurs et managers, entretien en visio et non de visu, sans compter le gel quasi généralisé des salaires. Plus que jamais, une bonne préparation est de mise pour les deux parties pour éviter toute mésentente durable. 

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Une performance individuelle malmenée par la crise

Pour rappel, l’entretien annuel permet de dresser un bilan sur l’année écoulée (que ce soit vis à vis des objectifs et de la mission que du comportement). C’est alors l’occasion d’évaluer la performance du collaborateur et de discuter formation et évolution. 

Or, comment évaluer la performance d’un collaborateur brinquebalé entre télétravail, chômage partiel et retour gradué sur site ? 

Face aux difficultés diverses rencontrées au cours de l’année 2020, il convient de prendre en compte la réalité vécue. Il y a un équilibre à trouver entre exigence et bienveillance. Cette année, l’entretien annuel d’évaluation doit intégrer des questions spécifiques sur le contexte de crise et de confinement et notamment interroger le collaborateur sur la pratique du télétravail.

Dans ce contexte, mieux vaut accompagner que sanctionner les collaborateurs. Ce peut être l’occasion de prendre en compte la montée en compétence des collaborateurs (adaptabilité, management à distance…) et souligner les efforts consentis. 

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Une organisation en distanciel complexifiant le feedback

C’est un fait, en raison du risque sanitaire et des équipes dispersées, 81% des entreprises ont l’intention d’organiser l’entretien annuel à distance, selon une étude Deskeo.

Or, l’organisation en distanciel de l’entretien complexifie la relation avec les collaborateurs et ampute ces derniers de leurs communications non verbales, facilement décelable en présentiel.  Si certains irréductibles comptent s’en remettre par confort aux mails, appels téléphoniques et autres messageries collaboratives de type Slack, il est vivement conseillé d’utiliser des outils en visioconférence de type Zoom ou Google Meet. La distance ne facilitant pas la compréhension des messages, n’hésitez pas à répéter certaines informations de manière à éviter toute incompréhension de la part de l’interlocuteur voire à demander au collaborateur de reformuler. Adaptez aussi le format et limitez l’entretien à 1h30 max. 

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Une charge émotionnelle plus forte que d’ordinaire 

Les collaborateurs n’ont pas été égaux face à l’impact de la crise sur leur productivité et leur comportement. La configuration des lieux de confinement (espace au calme, bureau aménagé, bonne connexion internet…) et la typologie de la cellule familiale (avec ou sans enfants en bas âge) ont considérablement impactés productivité et moral des troupes. Autant d’éléments générateurs de colère et de frustration qu’il faudra être en mesure d'accueillir. D’ailleurs, 31% des salariés ont plus d’attentes cette année à l’égard de leur entretien annuel, selon un sondage du jobboard Welcome To The Jungle paru en novembre 2020. Parmi leurs attentes majeures, 41% citent la capacité de projection dans l’avenir, 22% la sincérité et l’authenticité des échanges, 19% une qualité d’écoute et d’empathie et 15% des feedbacks de qualité et pertinents.

Dans ce climat incertain où les critiques risquent d’être mal acceptées, il vaut mieux prioriser le besoin de reconnaissance et valoriser la capacité d’adaptation. 

De manière à éviter toute confrontation, il est vivement recommandé d’éviter la moindre mauvaise surprise. Pour ce faire,veillez à transmettre l’ensemble des documents et informations bien en amont afin de permettre au collaborateur de préparer équitablement son entretien annuel. 

De quoi remettre le feedback en centre des relations manager-collaborateur. Or, d’après le sondage de Welcome to the jungle, plus de 3 salariés sur 10 (31%) déclarent ne pas se sentir en mesure de s’exprimer librement durant ces entretiens.

Pour permettre au collaborateur d’exprimer ce qu’il a vraiment sur le cœur, n’hésitez pas à laisser quelques phases de silence. Un bon moyen pour faciliter la prise de parole.
Bref, à la manière de la phase de retour dans les locaux à la rentrée dernière, il faudra savoir faire preuve d’une écoute active et d’empathie et ne SURTOUT PAS faire comme si de rien n’était ! 

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Une augmentation salariale exclue des récompenses 2020 pour la plupart des entreprises

Selon un récent sondage du  Figaro, 1 entreprise sur 5 a l’intention de ne pas accorder d’augmentation. Pour les autres, les montants ont été révisés et la revalorisation salariale s’annonce particulièrement faible. 

Chez Elevo nous pensons qu’il faut veiller à scinder les enjeux opérationnels et financiers en deux entretiens distincts. D’un côté, l'entretien professionnel tous les 2 ans doit se concentrer sur la montée en compétences du collaborateur (écart avec les objectifs et actions correctives). De l’autre, un autre entretien doit permettre de discuter de l' évolution salariale. Mélanger les deux c’est accentuer le risque de biais dans le comportement du collaborateur, qui risque de ne jouer carte sur table que lorsque la donnée va en faveur de son augmentation. Face à une non revalorisation contrainte, les employeurs doivent parler en toute transparence sur la situation économique de l’entreprise et invoquer le choix de la préservation de l’emploi. 

La bonne nouvelle, c’est que l’augmentation salariale n’est pas le seul levier d’engagement à destination des collaborateurs. Il est envisageable de proposer une formation ou d'être associés à de nouvelles missions valorisantes notamment pour ceux qui se seraient révélés dans la crise. L’évolution envisagée peut aussi impliquer un nouveau service ou de nouvelles responsabilités. 

Enfin, n’oubliez pas de dire merci, c’est peut être un détail pour vous mais pour certains ça veut dire beaucoup. 

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Des objectifs tangibles à fixer et à respecter pour 2021

Pour bon nombre de collaborateurs, la crise a pulvérisé les espoirs d’atteindre des résultats assignés avant-crise. Or, d’après le sondage de Welcome To The Jungle, 46 % des salariés interrogés indiquent qu’ils sont moins engagés qu’auparavant et 48 % pensent que leur travail a moins de sens qu’avant

Une question particulièrement prégnante auprès des équipes commerciales où le variable de la rémunération peut avoisiner les 30%. L’évènement appelle à davantage de souplesse dans la (co)définition des objectifs et à intégrer un “mode pandémique”. 

Pour 2021, s' il ne saurait être question de tirer un trait sur des objectifs, il s’agit de changer de dimension. Oubliez les objectifs annuels et découpez les en étapes. Pour vos commerciaux vous pouvez opter pour des Incentives/primes à court terme. 

Quant au contenu des objectifs vous pouvez en proposer de plus accessibles ou plus ambitieux. Si d’aventure vous vous engagez sur cette dernière voie, veillez à ce qu’ils soient révisables en fonction de la conjoncture. 

Sans compter que la crise a assigné la plupart des individus à résidence et les a forcé à “une exploration des mondes intérieurs”, au sens propre comme au figuré. 

Les collaborateurs ont pu découvrir de nouvelles aspirations en termes de mission, équilibre de vie, mobilité, qu’il faut pouvoir prendre en compte. 

Pour ce faire il convient d’accéder aux demandes de télétravail (1 à 2 jours en mode hybride) ou à davantage de responsabilités, via la participation à des décisions du service ou responsabiliser davantage les collaborateurs avec des aménagements de postes par exemples

Enfin, faites la différence et tenez vos paroles. 

70 % estiment que les entretiens annuels ne sont pas suffisamment suivis d’actions concrètes, selon le sondage de Welcome to the jungle. Prouvez-leur donc qu’ils avaient tort et inversez la tendance. 

Chez Elevo, nous en sommes convaincus, le futur des RH sera augmenté par la donnée. Une fois votre campagne d’entretiens terminée, vous êtes capables d'analyser les résultats directement depuis la plateforme. Notre équipe d'experts est à votre disposition pour vous accompagner dans l’usage de la donnée afin de piloter votre stratégie RH et mettre en place des actions concrètes suite à vos entretiens annuels.